La información de contacto es fundamental para las redes y las comunicaciones comerciales. Al organizar sus tarjetas de visita, podrá encontrar personas más rápido, lo que puede generar más ventas y relaciones a largo plazo. Al anotar información importante, mantener sus tarjetas a salvo en un solo lugar y cargar rápidamente su información a sus contactos, podrá construir sus redes y conectarse con muchas personas en su industria.

Método uno de tres:
Poniendo su colección en orden

  1. 1 Elimina tu colección existente. Si ya has estado en el negocio hace mucho tiempo, es posible que tengas un alijo considerable de tarjetas de visita que deben organizarse. Antes de comenzar a organizar los que aún puede resultarle útil, ahorre tiempo revisando sus tarjetas y desechando todas las que quizás ya no sean útiles.[1]
    • Deshazte de las tarjetas de visita que no reconoces. No te harán ningún bien.
    • Deshágase de las tarjetas de presentación que anuncian servicios o compañías desaparecidas.
    • Guarde tarjetas realmente nostálgicas (por ejemplo, la tarjeta del restaurante donde se comprometió), pero déjelas a un lado.
  2. 2 Decida cómo quiere que se organicen las tarjetas. Simplemente puede poner las tarjetas en orden alfabético por nombre o empresa, si eso le parece más útil. También podría considerar agruparlos por evento o sector, y luego alfabetizarlos dentro de esos parámetros.[2] Experimente hasta que encuentre un sistema que se sienta bien para usted, y luego manténgalo.
  3. 3 Copie una pequeña colección. Si solo tiene unas pocas tarjetas de visita y no desea digitalizarlas, es posible evitar el uso de una aplicación para organizarlas. Obtenga toda su información en un solo lugar escribiendo su información en un lugar de referencia que usará.[3]
    • Si le gusta usar una libreta de direcciones en papel, puede transferir la información de sus tarjetas a eso.
    • También puede escribir la información directamente en la función Contactos en su computadora.
  4. 4 Almacena tarjetas útiles. Una vez que se haya asegurado de que su información sea fácilmente accesible, es hora de averiguar qué hacer con las tarjetas de presentación. El hábito "anticuado" de guardar tarjetas útiles, incluso si solo usa una banda de goma en el cajón de su escritorio, es una buena copia de seguridad para la información computarizada.[4]
    • Es fácil agregar y restar un Rolodex, y su movimiento giratorio facilita el escaneo de las tarjetas. Sin embargo, es grande y voluminosa, y puede agregar un aspecto involuntariamente retro a su escritorio.
    • El titular de una tarjeta de visita es atractivo y compacto, con mangas individuales transparentes para guardar cada tarjeta de negocios. Evite tener que reorganizar todo el asunto cada vez que agrega una nueva tarjeta dejando varios espacios vacíos en cada sección alfabética.

Método dos de tres:
Going Digital

  1. 1 Asegúrate de que tus contactos digitales estén en punto. Si decide importar sus tarjetas de visita para que se combinen perfectamente con sus contactos digitales, querrá asegurarse de que ambas piscinas estén recién organizadas y actualizadas. Antes de cargar sus tarjetas de visita, aproveche la oportunidad para examinar su lista de contactos existente y eliminar los que ya no estén actualizados.
    • Si aún no tiene una forma de organizar sus contactos digitales, a menudo se recomiendan los Contactos de Google, ya que es gratuito, confiable y funciona en una variedad de sistemas operativos.
  2. 2 Elige una aplicación Hay muchas aplicaciones disponibles para tabletas y teléfonos inteligentes que escanearán una tarjeta de visita y subirán automáticamente su información a sus contactos.[5] No puedes utilizar la aplicación mientras estás en medio de un evento, obviamente, pero puedes utilizarla en tu habitación de hotel una vez que hayas terminado de hacer contactos para ese día. Aquí hay algunas opciones populares: son gratis o de unos pocos dólares como máximo:
    • Camcard escanea tarjetas físicas y le permite intercambiar "tarjetas electrónicas" con otros usuarios.[6]
    • Worldcard ordena las tarjetas automáticamente y también está disponible en versiones en japonés, chino y coreano.[7]
    • ScanBizCards le permite mantener una versión clara de la imagen después de que haya observado su información.[8]
  3. 3 Considere un escáner de tarjetas. Si te encuentras clasificando a través de docenas de tarjetas de visita después de cada evento, un escáner de tarjetas de visita comprado por separado puede hacer tu vida un poco más rápida. Card Scan es una opción popular.[9] Sin embargo, las aplicaciones para teléfonos inteligentes pueden hacer el mismo trabajo, por lo que si no está trabajando con un volumen intimidante de tarjetas, esta compra separada podría no ser necesaria.
  4. 4 Suba tarjetas y contactos rápidamente. Cuando regrese de un almuerzo de negocios, una feria comercial o una reunión, coloque inmediatamente las tarjetas de visita que recibió en un lugar seguro y memorable. Cuando tengas tiempo, toma las tarjetas de visita que se han acumulado en el cajón de tu escritorio e impórtalas. Intente hacer esto en un horario constante, una vez al día o a la semana, por ejemplo.
  5. 5 Toma notas digitales. Al igual que usted escribe en una tarjeta de visita física, debe poder agregar notas adicionales en una aplicación de tarjeta de visita. Escriba cualquier información que no estaba en la tarjeta: qué hace el propietario de la tarjeta, qué información o clientes potenciales ofrecieron, cuándo los conoció, y así sucesivamente. Se detallado: no estás haciendo esto en el acto, así que puedes tomarte tu tiempo.
    • Copie sus notas escritas.
    • Si ha buscado a la persona desde que los conoció, también puede ampliarla con investigaciones adicionales.[10]
  6. 6 Crea un sistema de clasificación. Organice sus contactos aún más al reflexionar sobre la frecuencia con la que espera escribir o trabajar con ellos. Dividirlos en grupos: contactos comerciales confiables, posibles contactos comerciales y aquellos con los que probablemente nunca volverás a hablar.[11] Use un sistema que no olvidará para poder categorizar sus contactos.
    • Algunas aplicaciones incluyen una función donde puedes tomar notas como esta.
    • Puede usar un sistema de numeración o un sistema de semáforo verde, amarillo y rojo, según su aplicación.
  7. 7 Organice los contactos de manera apropiada. Dependiendo de su tarjeta o aplicación de contactos, tendrá muchas opciones sobre cómo organizar contactos. (También es probable que pueda etiquetar contactos para clasificarlos en diferentes grupos, lo que significa que puede organizar su información de muchas maneras diferentes). Aquí hay algunas ideas sobre cómo poner los contactos en orden:
    • Alfabetizar por apellido.
    • Categorice por orden alfabético de nombre o compañía.
    • Ciudad donde te conociste
    • Categoría de industria.

Método tres de tres:
Recepción de tarjetas de visita

  1. 1 Tenga sus propias tarjetas a mano. En la mayoría de los casos, las personas no se dan tarjetas de visita, sino que las intercambian. Facilite un intercambio de tarjetas de visita guardando sus propias tarjetas con usted en entornos profesionales, como reuniones y ferias, pero también en su vida cotidiana. [12] Nunca se sabe cuándo se encontrará con un nuevo contacto.
    • Si tiene problemas para mantener ordenadas sus tarjetas, intente designar un bolsillo o carpeta especial para ellas. Una banda de goma también funciona, en un apuro.
    • Nunca entregue su tarjeta sin preguntar, esto puede ser considerado agresivo.[13] En cambio, di algo como "Realmente me gustaría hablar contigo más sobre lo que haces". ¿Te gustaría intercambiar cartas? "
  2. 2 Lea la tarjeta cuando la reciba. Examinar la tarjeta de negocios por un segundo o dos es una buena forma de anotar información importante sobre un nuevo contacto. Si le cuesta recordar nombres, use tarjetas como una herramienta para conectar nombres a las caras. El título de la persona generalmente se imprime en una tarjeta de negocios también. Esta es otra pista sobre quiénes son y qué hacen.
  3. 3 Ten un lugar para poner nuevas tarjetas de visita. Si lleva consigo una libreta o una bolsa a las reuniones, designe un lugar para las tarjetas de visita de los nuevos contactos. O bien, use el segundo bolsillo de su propio proveedor de tarjetas de visita para recoger las tarjetas que reciba.
    • No inserte tarjetas en sus notas ni las guarde en un bolsillo. Pueden desaparecer fácilmente, o incluso pasar por el lavado.
    • Si viajas y esperas recibir muchas tarjetas de presentación, puedes esconderlas en una bolsa Ziploc en tu hotel o maletín para mantenerlas ordenadas y secas.[14]
    • Asegúrate de que el lugar donde colocas nuevas tarjetas de presentación no sea el lugar donde guardas tus propias tarjetas. No quieres mezclarlos.
    • Dondequiera que coloque las tarjetas en este momento no es un lugar permanente: recuerde que las eliminará y las organizará más adelante.
  4. 4 Notas manuscritas Cada vez que obtenga una nueva tarjeta de presentación, escriba el nombre del lugar donde se reunió a los pocos días de la reunión. De esta manera, no lo olvidarás. Además, escribe una breve nota acerca de lo que hablaste. Luego, cuando se comunique con la persona más tarde, puede recordarles los detalles de su conversación.
    • Si la tarjeta es brillante y no puede escribir sobre ella con un bolígrafo normal, intente pegarla en la tarjeta.