Aquí hay varios pasos para asegurarse de estar en la cima de su juego cuando se trata de correo electrónico.

Pasos

  1. 1 Siga la etiqueta de correo electrónico. Considere el viejo dicho: "Atrapas más moscas con miel que con vinagre". No tiene sentido cuestionar el tema de la etiqueta. Todos sabemos que debemos ser educados. Pero aquí hay algunos puntos a considerar:
    • No escriba cuando esté enojado, espere 24 horas y cálmate. Sé razonable.
    • Haga que otra persona edite su correo electrónico.
    • No uses sarcasmo. Puede pensar que es inteligente, pero el receptor se desilusionará.
    • Evite todos los mensajes en mayúsculas. El uso de letras mayúsculas es el equivalente en el correo electrónico de los gritos, y el destinatario no estará agradecido.
    • Adelante con las exclamaciones también. El uso excesivo disminuye su efectividad.
    • Use líneas de asunto claras. Eso ayudará a las personas a decidir si leer el correo electrónico ahora o más tarde. Todos estamos ocupados. Su corresponsal apreciará su consideración.
    • Que sea breve. Si su correo electrónico tiene más de dos párrafos, tal vez deba usar el teléfono.
    • Cambie la línea de asunto si cambia el tema de un hilo.
    • A menos que el destinatario haya acordado previamente, no envíe poemas, chistes, advertencias de virus y otras cosas. Solo estás perdiendo un tiempo valioso y ancho de banda.
  2. 2 No pienses que eres anónimo. Si está enviando misivas desagradables, podría pensar que nadie podrá darse cuenta de que el correo electrónico proviene de usted. Después de todo, configura una dirección web falsa. Piensa otra vez. El correo electrónico contiene información invisible sobre el remitente. Esa información está en el encabezado. Todos los principales programas de correo electrónico pueden mostrar información de encabezado. Así es cómo:
    • En Microsoft Outlook, haga doble clic en el correo electrónico. Luego haz clic en Ver> Opciones. En Microsoft Outlook Express, haga clic en el correo electrónico. A continuación, haga clic en Archivo> Propiedades y seleccione la pestaña Detalles.
    • En Eudora, haga doble clic en el mensaje. Luego haz clic en el botón Blah Blah.
    • En Netscape, haga clic en el mensaje para abrirlo. A continuación, haga clic en Ver> Origen del mensaje para mostrar el encabezado.
    • La información reveladora del remitente se encuentra en las secciones que comienzan con "Recibido:". Puede haber varios de estos, dependiendo de la cantidad de computadoras que cruzó el correo electrónico. La computadora de origen está en la parte inferior "Recibido:". Esa sección tendrá un número de Protocolo de Internet (IP), como 124.213.45.11. Se puede rastrear en una serie de sitios web.
  3. 3 Evite enviar correos electrónicos a la persona equivocada. Los programas de correo electrónico actuales quieren facilitar el envío de correos electrónicos. Esto significa que cuando comienza a escribir la dirección de un destinatario al que ha enviado previamente el correo, es posible que ya se haya rellenado el campo "Para:". Ten cuidado. Siempre verifique dos veces si el destinatario es el deseado. Además, si estás escribiendo algo desagradable sobre Joe Smith, tendrás el nombre de Joe en tu mente. No se lo envíes.
  4. 4 No use una dirección de correo electrónico para todo. Tenga varias direcciones de correo electrónico: para uso privado, uso público, listas de correo en línea y para comprar en línea. La mayoría de los proveedores le dará media docena de cuentas de correo electrónico. También puede usar direcciones en la web para cuentas personales. Tanto Gmail como Yahoo! son buenas. Puede acceder a esas cuentas desde cualquier lugar, suponiendo que tiene acceso a Internet.
  5. 5 Recuerde verificar todas sus cuentas de correo electrónico. Verificar todas estas cuentas puede ser una tarea ardua, especialmente desde casa. Para reducir el tiempo, puede usar ePrompter (www.eprompter.com), que puede consultar 16 cuentas diferentes protegidas con contraseña. Lo mejor de todo, ePrompter es gratis. Hay otros programas que lo harán por una tarifa, incluido Active Email Monitor (www.emailmon.com).
  6. 6 No haga clic en "Enviar" demasiado rápido. ¡Vuelva a leer cada correo electrónico antes de enviarlo! Incluso si no está buscando trabajo, quiere tener cuidado. La gente te juzgará inconscientemente por los errores. Ninguno de nosotros es perfecto. Pero puede detectar el 99% de estos problemas volviendo a leer el texto. Y no dependas del corrector ortográfico. Detectará errores ortográficos. Pero si usa "cuatro" en lugar de "para", o "su" para "usted es", no le dirá. Tampoco es probable que capte las palabras que faltan en una oración que inadvertidamente no incluyó. Así que tómate un minuto y vuelve a leer tu texto. No te veas como un ignorante.
  7. 7 Establecer un temporizador Puede hacerlo en Outlook agregando una regla que retrase el envío, preferiblemente de 1 a 5 minutos, durante los cuales el correo electrónico estará en su bandeja de salida y puede eliminarse. Esto evita que pulses el botón equivocado y que accidentalmente envíes un mensaje a medio terminar, además de darte un minuto para orientarse y eliminar esa letanía de insultos floridos que has escrito en tu furia antes de que llegue al jefe. .
  8. 8 Recuerde el archivo adjunto. Como todos lo hacemos ocasionalmente, no debería ser un gran problema. Sin embargo, si cometes este error constantemente, las personas (tal vez personas importantes) pueden pensar que estás perdiendo tus canicas. Incluso pueden dudar en hacer negocios con usted en el futuro. Cuando se prepare para enviar su correo electrónico, piense: "¿Qué estoy olvidando?"
  9. 9 Use su propio nombre de dominio. Haga que su empresa se vea grande. Si usa una cuenta web o el nombre de un ISP para su empresa, no se verá profesional.
  10. 10 Suponiendo que alguien más no lo haya tomado, puede tener su empresa en el nombre de dominio.