Cómo administrar los documentos en Mac es un problema en aumento, ya que cada vez más usuarios académicos y empresariales usan las computadoras Mac como su mejor compañero hoy. Es importante aprender a administrar documentos en Mac de manera eficiente y efectiva.

Pasos

  1. 1 Tenga una ubicación central donde almacene sus documentos. ¿Dónde almacena sus documentos y archivos? Es fácil guardar un archivo en el escritorio o en cualquier otra carpeta al alcance, sin embargo, será una pesadilla si recupera los archivos la próxima vez. Entonces, lo primero es almacenar documentos en un solo lugar donde siempre almacenará los documentos. Incluso cuesta unos pocos clics más. Al hacer eso, estableciste la base para administrar el documento en Mac.
  2. 2 Ser capaz de recuperarlos. Marca y recuperación, el segundo factor de administración de documentos en Mac. Para asegurarse de que pueda encontrar sus archivos cuando lo necesite, hacer un símbolo es esencial, bueno, para los usuarios de Mac, 'Spotlight' es lo suficientemente fácil para encontrar todo, como títulos, fecha de creación de archivo, etc. Lo que es más , los 'metadatos' ayudan mucho. El 'Metadatos' contiene mucha información del documento, como tema, autores, tipo, tiempo, tamaño o ISBN, etc. Para esos metainformes, puede usar para encontrar referencias utilizando el software de administración de documentos. Al usar el 'DMS' y los 'Metadatos', puede encontrar sus archivos por tema, tipo, tamaño, fecha o incluso cualquier palabra clave en los contenidos. ¡Tan fácil como usar Spotlight!
  3. 3 Tener seguridad. ¿Cómo asegurar que su creación o sus archivos personales hayan sido pirateados o publicados en cualquier lugar de Internet? Hay dos métodos que pueden hacer eso. Puede cambiar el privilegio bajo el uso del archivo. O puede colocarlo fácilmente en la carpeta Seguridad del software de administración de documentos, que solo puede abrir la carpeta con su contraseña personal.
  4. 4 Tener un método de distribución. La 'Distribución', como el negocio o proyecto de hoy, no podemos simplemente guardar nuestras creaciones en nuestra Mac, tenemos que publicar o enviar los documentos a otros parientes. Cómo entregar nuestro trabajo a otros de manera segura y correcta es uno de los aspectos importantes en el sistema de administración de documentos. Generalmente, hay tres métodos diferentes: 1) .Imprimir; 2) .network; 3) copia dura. Y la forma más conveniente, rápida y respetuosa con el medio ambiente es compartir su documento por red. Hay muchos servicios de intercambio de documentos de Internet famosos y gratuitos, como Google doc y slideshare.com. Además, es necesario compartir los archivos dentro de una red local u oficina. Normalmente, con una lista de uso compartido inteligente en un buen software de gestión de documentos, admite todos los medios y métodos de salida.
  5. 5 Ser capaz de rastrear sus documentos. La 'Trazabilidad', es importante que registre todo el historial de navegación de sus documentos compartidos, como quién y cuándo lo ha visto su compañero de equipo y sus colegas. Al consultar el registro de navegación en el software de administración de documentos, verá todas las figuras relacionadas de todas las actividades relacionadas con sus documentos.