Excel es un programa súper útil, pero sus diversas funciones pueden parecer abrumadoras. No te preocupes Hay muchos consejos y trucos que puede usar para ayudarlo a completar su trabajo rápidamente. Puede aumentar su conjunto de habilidades aprendiendo un nuevo conjunto de trucos. También puede aprender a usar tablas dinámicas para analizar mejor sus datos. Finalmente, dedique un tiempo a explorar nuevas funciones. ¡Hay muchas maneras de convertirse rápidamente en un experto en Excel!

Método uno de cuatro:
Trucos de aprendizaje y ahorradores de tiempo

  1. 1 Utiliza los atajos de teclado para navegar más rápido. Implementa atajos de teclado y reduce el tiempo que lleva usar el mouse. Por ejemplo, si mantiene presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en un botón de flecha, seleccionará todas las celdas hasta el final de la hoja de cálculo. ¡Mira cuánto más rápido puedes trabajar sin tu ratón![1]
    • Convierta los números en moneda presionando ctrl, shift y $ simultáneamente.
    • Convierta los números en fechas presionando ctrl, shift y # al mismo tiempo.
    • Cambie las páginas rápidamente manteniendo presionado ctrl mientras toca la página hacia arriba o hacia abajo, ubicada en la esquina superior derecha de su teclado.
    • En general, Excel para Mac se ha actualizado para parecerse mucho a Excel para Windows. Si tiene problemas al usar estos accesos directos, puede verificar las instrucciones para su programa en particular.[2]
  2. 2 Acceda al menú Ordenar con un atajo: comando, cambio, r. Excel ofrece listas personalizadas en el menú Ordenar. Puede optar por organizar su entrega de productos por semana, mes o prioridad, por ejemplo. Después de ingresar a este menú, puede hacer clic en abrir el cuadro desplegable "Ordenar por". Allí, puede ver una amplia gama de opciones basadas en su propia hoja de cálculo. ¿Qué tan útil es eso?[3]
  3. 3 Presione el comando, shift, f para ir al menú de filtro. ¡Este atajo te permitirá acceder al menú de filtro aún más rápido! Verá menús desplegables que le permitirán seleccionar y elegir lo que desea resaltar en su hoja de cálculo. También puede usar otros métodos abreviados de teclado para usar filtros de manera aún más eficiente:[4]
    • Presione ctrl, shift, L para activar o desactivar los filtros.
    • Presione ALT, flecha hacia abajo para mostrar el menú desplegable de filtro.
  4. 4 Ubique Quick Analysis en la esquina inferior. Puede realizar análisis básicos más rápidamente sin tener que buscar la función que desea. Quick Analysis tiene un pequeño menú en la esquina inferior derecha de su hoja de cálculo. En este menú, encontrará muchas herramientas que se pueden usar para unir diferentes partes de sus datos. Este protector de tiempo evita que tenga que buscar funciones específicas; muchas de ellas están en este menú.[5]
  5. 5 Vaya a Insertar> Gráficos para buscar nuevos gráficos. ¡Los gráficos pueden hacer que tus datos se vean mucho más interesantes! No te quedes estancado en el uso de los mismos gráficos circulares. Impresione a su jefe y amenice sus datos mediante el uso de gráficos jerárquicos como el árbol de mapa. Esto mostrará sus datos como un cuadrado (la totalidad de sus datos) compuesto por rectángulos más pequeños que representan los componentes individuales de sus datos.[6]
    • Otro gráfico más nuevo es la cascada, que ilustra cómo partes de los datos contribuyen al conjunto. También puedes encontrar este en Gráficos.
  6. 6 Haga predicciones sólidas con One-Click Forecasting. Esta herramienta te hará sentir como un profesional. Seleccione los datos que desea analizar. Vaya a la pestaña Datos e ingrese el grupo Previsión. Elija Hoja de pronóstico y explore las opciones en el cuadro de diálogo.[7]
    • Por ejemplo, puede elegir que su información se muestre como una línea o un gráfico de barras.
    • También puede seleccionar la opción de previsión según la estacionalidad.

Método dos de cuatro:
Utilizando Pivot Tables

  1. 1 Vaya a Datos en Excel y seleccione Pivot Tables. Dominar tablas dinámicas puede ser un verdadero cambio de juego para los usuarios de Excel. Las tablas dinámicas lo ayudarán a reorganizar sus datos y verlos de diferentes maneras. Excel rellenará automáticamente sus datos, pero puede moverlos a su gusto. Una vez que haya creado la tabla, puede elegir cómo quiere organizarla eligiendo una de las cuatro opciones:[8]
    • Filtro de informe, que le permitirá ver solo ciertas filas.
    • Etiquetas de columna, que pueden funcionar como sus encabezados.
    • Etiquetas de fila, que puede usar para nombrar sus filas.
    • Valor, que le permite elegir si desea contar o sumar sus datos y ofrece varias otras manipulaciones.
  2. 2 Agregue varias filas y columnas al mismo tiempo. Al mirar su mesa, puede elegir qué filas o columnas desea agregar. Resalte las filas / columnas que desea insertar, haga clic derecho y seleccione "Insertar". Esto ahorrará tiempo, ya que esto es mucho más rápido que agregar columnas o filas individuales.[9]
  3. 3 Pare sus datos con filtros. Al hacer clic en la pestaña Datos en su hoja de cálculo, seleccione "Filtro". A continuación, puede elegir si desea ver sus columnas en orden descendente o ascendente haciendo clic en la flecha al lado del encabezado de su columna. También puede hacer esto para elegir qué filas desea ver.[10]
  4. 4 Resalta la columna que deseas transponer. En algunos casos, es posible que desee cambiar sus datos de filas a columnas, o viceversa. Resalte la fila o columna que desea cambiar y haga clic con el botón derecho. Luego, elija "Copiar". Seleccione la celda donde desea comenzar su nueva fila o columna. A continuación, haga clic con el botón derecho y elija "Pegar especial". Aparecerá una nueva opción y podrá hacer clic en "Transponer".[11]
  5. 5 Resalta una fila o columna para eliminar duplicados. Si está trabajando con un gran conjunto de datos, es posible que tenga mucha repetición en sus datos. Seleccione la fila o columna que desea refinar y resalte. En la pestaña Datos, busque en "Herramientas" y seleccione "Eliminar duplicados".[12]
    • Una ventana emergente le pedirá que confirme qué datos desea manipular. De nuevo, seleccione "Eliminar duplicados".

Método tres de cuatro:
Agregar nuevas fórmulas y funciones a su repertorio

  1. 1 Use la herramienta Insertar fórmula. No tengas miedo de probar algunas fórmulas nuevas. Para ingresar una función, resalte la celda que contendrá la función. A continuación, haga clic en la pestaña Fórmula en la cinta que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo y seleccione "Insertar función". Si conoce la fórmula exacta que desea usar, puede escribirla. También puede escribir palabras clave como "recuento de celdas". Excel puede ayudarlo a encontrar la fórmula que necesita, lo que es realmente útil.[13]
  2. 2 Practica con SUMPRODUCT en Excel. Esta función se usa para multiplicar matrices o rangos y le da la suma del producto. La sintaxis es: = SUMPRODUCT (array1, [array 2], ...)[14]
    • Hay diferentes funciones dentro de SUMPRODUCT. Por ejemplo, si necesita agregar los valores inferiores de sus datos, puede elegir la función SMALL dentro de la función SUMPRODUCT.[15]
  3. 3 Use la función CONTAR. Esto es útil si desea determinar cuántas veces aparece un número o palabra en su hoja de cálculo. La fórmula es = CONTEO (rango, criterios).[16]
    • Por ejemplo, si desea saber con qué frecuencia aparece la palabra "California", escriba = COUNTIF (B: B, "California").
  4. 4 Use VLOOKUP para combinar datos. Puede pensar que VLOOKUP es similar al uso de una guía telefónica para usar el nombre de una persona para encontrar su número de teléfono. Esta función le permite ver una pieza de información y encontrar su valor correspondiente en la misma o diferente fila o columna.
    • Puede encontrar que desea combinar 2 o más hojas de cálculo en 1. Primero, asegúrese de tener al menos 1 columna que sea absolutamente idéntica en ambas hojas de cálculo. La fórmula es: = VLOOKUP (valor de búsqueda, matriz de tablas, número de columna, [búsqueda de rango]).[17]
    • Por ejemplo, cuando ingresas tus propias variables, podría verse así:
      • = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
      • Esto sería útil si tuviera un número de parte de un equipo y necesitara conocer el precio de la pieza.

Método cuatro de cuatro:
Consulta de otros recursos para obtener más información

  1. 1 Diríjase a Mr. Excel por problemas complicados. Incluso un experto de Excel puede tener problemas. ¡Esta bien! Excel tiene muchas funciones, sería bastante difícil conocerlas a todas. Si te encuentras atascado, solo ve a www.mrexcel.com. Primero, puede intentar encontrar la respuesta a su pregunta en los foros. Otros usos pueden ser realmente útiles para ayudarte.[18]
    • Si necesita ayuda de un experto, puede registrarse para obtener una consulta del Sr. Excel. Es posible que deba gastar un poco de dinero, pero es probable que obtenga una solución personalizada que realmente pueda ayudarlo.
  2. 2 Tome un tutorial gratuito en línea. Ya sea que esté buscando nuevos accesos directos, o simplemente buscando sorprender a su jefe con nuevas habilidades, un tutorial realmente puede ayudarlo a mejorar. GCF Learn Free ofrece un curso completo que aborda una variedad de problemas de Excel. Puede aprender cómo usar más rápidamente el análisis What-If y ver ejemplos de cómo usar muchas fórmulas diferentes.[19]
  3. 3 Haga una búsqueda rápida en Internet para encontrar una clase en su área. En su motor de búsqueda simplemente escriba "excel class" y donde vive. Por ejemplo, puede escribir "excel class in Chicago". Por una tarifa, puede registrarse para clases en persona o en línea. Podrás pedirle a un instructor experto que te muestre los últimos trucos.[20]