Una de las muchas capacidades de Microsoft Excel es la capacidad de comparar dos listas de datos, identificar coincidencias entre las listas e identificar qué elementos se encuentran en una sola lista. Esto es útil al comparar registros financieros o verificar si un nombre en particular está en una base de datos. Puede usar la función COINCIDIR para identificar y marcar registros coincidentes o que no coinciden, o puede usar el formato de acondicionamiento con la función CONTAR. Los siguientes pasos le indican cómo usar cada uno para unir sus datos.

Método uno de dos:
Identificar registros con la función MATCH

  1. 1 Copie las listas de datos en una sola hoja de trabajo. Excel puede trabajar con varias hojas de trabajo dentro de un solo libro de trabajo, o con varios libros de trabajo, pero encontrará que comparar las listas es más fácil si copia su información en una sola hoja de trabajo.
  2. 2 Dé a cada elemento de la lista un identificador único. Si sus dos listas no comparten una forma común de identificarlas, puede necesitar agregar una columna adicional a cada lista de datos que identifique ese elemento en Excel para que pueda ver si un elemento en una lista dada está relacionado con un elemento en la otra lista. La naturaleza de este identificador dependerá del tipo de datos que intenta emparejar. Necesitará un identificador para cada lista de columnas.
    • Para los datos financieros asociados con un período determinado, como con los registros tributarios, esta podría ser la descripción de un activo, la fecha en que se adquirió el activo o ambos. En algunos casos, una entrada puede identificarse con un número de código; sin embargo, si el mismo sistema no se usa para ambas listas, este identificador puede crear coincidencias donde no hay ninguna o ignorar las coincidencias que se deben realizar.
    • En algunos casos, puede tomar elementos de una lista y combinarlos con elementos de otra lista para crear un identificador, como una descripción física de los bienes y el año en que se compró. Para crear dicho identificador, concatenas (agrega, combina) datos de dos o más celdas usando el signo & (&). Para combinar una descripción de artículo en la celda F3 con una fecha en la celda G3, separada por un espacio, debe ingresar la fórmula '= F3 & "" & G3' en otra celda en esa fila, como E3. Si desea incluir solo el año en el identificador (porque una lista usa fechas completas y la otra usa solo años), debe incluir la función AÑO ingresando '= F3 & "" & AÑO (G3)' en la celda E3. (No incluya las comillas simples, solo están ahí para indicar el ejemplo).
    • Una vez que haya creado la fórmula, puede copiarla en todas las otras celdas de la columna de identificador seleccionando la celda con la fórmula y arrastrando el controlador de relleno sobre las otras celdas de la columna donde desea copiar la fórmula. Cuando suelte el botón del mouse, cada celda que arrastró se rellenará con la fórmula, con las referencias de celda ajustadas a las celdas correspondientes en la misma fila.
  3. 3 Estandarice los datos cuando sea posible. Mientras que la mente reconoce que "Inc." y "Incorporated" significa lo mismo, Excel no lo hace a menos que tenga que volver a formatear una palabra u otra. Del mismo modo, puede considerar valores como $ 11,950 y $ 11,999.95 lo suficientemente cerca como para coincidir, pero Excel no lo hará a menos que así lo indique.
    • Puede tratar algunas abreviaturas, como "Co" para "Company" e "Inc" para "Incorporated usando la función de cadena IZQUIERDA para truncar los caracteres adicionales. Otras abreviaturas, como" Assn "para" Association ", pueden ser mejor se trata al establecer una guía de estilo de entrada de datos y luego escribir un programa para buscar y corregir formatos incorrectos.
    • Para cadenas de números, como códigos postales donde algunas entradas incluyen el sufijo ZIP + 4 y otras no, puede volver a utilizar la función de cadena IZQUIERDA para reconocer y hacer coincidir solo los códigos postales primarios. Para que Excel reconozca valores numéricos cercanos pero no iguales, puede usar la función REDONDEAR para redondear valores cercanos al mismo número y hacerlos coincidir.
    • Los espacios adicionales, como escribir dos espacios entre palabras en lugar de uno, se pueden eliminar mediante la función TRIM.
  4. 4 Crea columnas para la fórmula de comparación. Del mismo modo que tenía que crear columnas para los identificadores de lista, deberá crear columnas para la fórmula que hace la comparación por usted. Necesitarás una columna para cada lista.
    • Querrá etiquetar estas columnas con algo así como "¿Falta?"
  5. 5 Ingrese la fórmula de comparación en cada celda. Para la fórmula de comparación, usará la función MATCH anidada dentro de otra función de Excel, ISNA.
    • La fórmula adopta la forma de "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))", donde se compara una celda de la columna identificadora de la primera lista con cada uno de los identificadores de la segunda lista para ver si coincide con uno de ellos. Si no coincide, falta un registro y se mostrará la palabra "VERDADERO" en esa celda. Si coincide, el registro está presente y se mostrará la palabra "FALSO". (Al ingresar la fórmula, no incluya las citas adjuntas).
    • Puede copiar la fórmula en las celdas restantes de la columna de la misma manera que copió la fórmula del identificador de celda. En este caso, solo cambia la referencia de celda para la celda de identificador, ya que colocar los signos de dólar delante de las referencias de fila y columna para la primera y la última celda en la lista de los identificadores de segunda celda los convierte en referencias absolutas.
    • Puede copiar la fórmula de comparación para la primera lista en la primera celda de la columna para la segunda lista. A continuación, deberá editar las referencias de celda para que "G3" se sustituya por la referencia de la primera celda de identificación de la segunda lista y "$ L $ 3: $ L $ 14" se sustituya por la primera y la última celda de identificación del segunda lista.(Deje los signos de dólar y el colon solo). Luego, puede copiar esta fórmula editada en las celdas restantes en la fila de comparación de la segunda lista.
  6. 6 Ordene las listas para ver valores que no coincidan más fácilmente, si es necesario. Si sus listas son grandes, puede necesitar ordenarlas para juntar todos los valores que no coincidan. Las instrucciones en los subepsos a continuación convertirán las fórmulas en valores para evitar errores de recálculo, y si sus listas son grandes, evitarán un tiempo de recálculo largo.
    • Arrastra el mouse sobre todas las celdas de una lista para seleccionarlo.
    • Seleccione Copiar en el menú Edición en Excel 2003 o desde el grupo Portapapeles de la cinta Inicio en Excel 2007 o 2010.
    • Seleccione Pegado especial en el menú Edición en Excel 2003 o desde el botón desplegable Pegar en el grupo Portapapeles de la cinta Inicio de Excel 2007 o 2010.
    • Seleccione "Valores" de la lista Pegar como en el cuadro de diálogo Pegado especial. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
    • Seleccione Ordenar en el menú Datos en Excel 2003 o el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de datos en Excel 2007 o 2010.
    • Seleccione "Fila de encabezado" de la lista "Mi rango de datos tiene" en el cuadro de diálogo Ordenar por, seleccione "¿Falta?" (o el nombre que le dio al encabezado de la columna de comparación) y haga clic en Aceptar.
    • Repita estos pasos para la otra lista.
  7. 7 Compare visualmente los elementos que no coinciden para ver por qué no coinciden. Como se señaló anteriormente, Excel está diseñado para buscar coincidencias de datos exactas, a menos que lo configure para buscar las aproximadas. Su no coincidencia podría ser tan simple como una transposición accidental de letras o dígitos. También podría ser algo que requiera verificación independiente, como verificar si los activos enumerados deben ser informados en primer lugar.

Método dos de dos:
Formato condicional con COUNTIF

  1. 1 Copie las listas de datos en una sola hoja de trabajo.
  2. 2 Decida en qué lista desea resaltar los registros coincidentes o no coincidentes. Si desea resaltar registros en una sola lista, probablemente quiera resaltar los registros únicos de esa lista; es decir, los registros que no coinciden con los registros en la otra lista. Si desea resaltar los registros en ambas listas, querrá resaltar los registros que coinciden entre sí. A los fines de este ejemplo, asumiremos que la primera lista ocupa las celdas G3 a G14 y la segunda lista ocupa las celdas L3 a L14.
  3. 3 Seleccione los elementos de la lista en los que desea resaltar elementos únicos o coincidentes en. Si desea resaltar los elementos coincidentes en ambas listas, deberá seleccionar las listas de a una por vez y aplicar la fórmula de comparación (que se describe en el siguiente paso) a cada lista.
  4. 4 Aplicar la fórmula de comparación adecuada. Para hacer esto, deberá acceder al cuadro de diálogo Formato condicional en su versión de Excel. En Excel 2003, lo hace seleccionando Formato condicional en el menú Formato, mientras que en Excel 2007 y 2010, hace clic en el botón Formato condicional en el grupo Estilos de la cinta Inicio. Seleccione el tipo de regla como "Fórmula" e ingrese su fórmula en el campo Editar la descripción de la regla.
    • Si desea resaltar registros únicos a la primera lista, la fórmula sería "= CONTAR.SI ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", con el rango de celdas de la segunda lista representadas como valores absolutos y la referencia a la primera celda de la primera lista como un valor relativo. (No ingrese las citas cercanas).
    • Si desea resaltar los registros exclusivos de la segunda lista, la fórmula sería "= CONTAR.SI ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", con el rango de celdas de la primera lista representadas como valores absolutos y la referencia a la primera celda de la segunda lista como un valor relativo. (No ingrese las citas cercanas).
    • Si desea resaltar los registros en cada lista que se encuentran en la otra lista, necesitará dos fórmulas, una para la primera lista y otra para la segunda. La fórmula para la primera lista es "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", mientras que la fórmula para la segunda lista es COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) ". notado anteriormente, selecciona la primera lista para aplicar su fórmula y luego selecciona la segunda lista para aplicar su fórmula.
    • Aplique el formato que desee para resaltar los registros marcados. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.