Pocas cosas son más importantes para una oficina sin problemas que un sistema de archivo que funciona. Ya sea que usted sea el único que acceda a los archivos o que comparta con un miembro del personal, el sistema de archivo que elija debe organizarse para que todos puedan encontrar lo que están buscando. Si el sistema de archivo es difícil de usar, se agarrará a los documentos por temor a perderlos en los archivos, y pronto tendrá montones de papeles cubriendo su escritorio.

Pasos

  1. 1 Decidir sobre un sistema de archivo. Sea lo que sea, debe tener sentido, por lo que sabrá exactamente dónde está cada hoja de papel. Tus opciones son:
    • Alfabético. Este sistema es mejor cuando la mayoría de sus archivos serán nombres de clientes, pacientes o clientes.
    • Sujeto o categoría: la mayoría de los sistemas de archivos están organizados por tema o categoría, lo que funciona bien cuando se configura correctamente, pero también puede ser más confuso cuando no lo es.
    • Numérico / cronológico. Esto es mejor cuando sus archivos consisten principalmente en material numerado o fechado, como órdenes de compra o recibos.
  2. 2 Llene los archivos de sus cajones con carpetas colgantes. Las carpetas colgantes nunca se quitarán, actuando como marcadores para los sobres manila que quitará del cajón.
  3. 3 Clasifica tus papeles en montones por categoría. Si una pila tiene más de una pulgada o dos de altura, divídala en subcategorías. Si una pila es demasiado delgada, combínala con otra pila y renómbrala. Los nombres de las pilas deberían facilitar la determinación de a qué pila pertenece cada trozo de papel.
  4. 4 Coloque cada pila en una carpeta manila y etiquétela con claridad. Lo mejor es usar carpetas con pestañas ubicadas en el centro en lugar de escalonadas, ya que hace que los archivos se vean más nítidos.
  5. 5 Coloque las carpetas manila en las carpetas colgantes. Para la mayoría de los archivos, las carpetas colgantes normales funcionarán, pero para los archivos o archivos gruesos que tuvo que dividir en subcategorías, use las carpetas inferiores del cuadro. Puede pedir las carpetas como desee, pero la mayoría de las personas usa un sistema alfabético en este momento.
  6. 6 Etiquete las carpetas colgantes con los mismos nombres que las carpetas manila. Coloque todas las pestañas de plástico a la izquierda de la carpeta, a menos que esté utilizando un archivador lateral. Para archivos laterales, que se ejecutan de izquierda a derecha cuando abre el cajón en vez de adelante y atrás, coloque las pestañas en el lado derecho.
  7. 7 Coloque un suministro de carpetas colgantes y manila cerca de los archivos para que pueda agregar fácilmente una carpeta si se encuentra con un papel que no pertenece a una carpeta existente. Evite carpetas demasiado gruesas o demasiado delgadas. También es posible que desee volver a etiquetar carpetas y redistribuir documentos si decide que debe volver a categorizar.
  8. 8 Al final del año, elimine todas las carpetas, etiquete las carpetas de manila nuevas con los mismos nombres de categoría y colóquelas en los archivos. Repase las carpetas antiguas para ver si es necesario transferir algo a los archivos actuales y coloque el resto en su archivo.