Contestar el teléfono es una habilidad vital importante. Las situaciones profesionales, como una llamada de negocios o una llamada de un posible empleador, pueden requerir un saludo más formal. Si está recibiendo llamadas de un amigo, un enamorado o un miembro de su familia, querrá responder de manera más natural y casual. Si está respondiendo una llamada de un número desconocido o privado, debe pecar de formalidad y precaución.

Método uno de tres:
Contestando un teléfono en el trabajo

  1. 1 Mantenlo profesional. Cuando respondes el teléfono en tu oficina, no siempre sabes quién está al otro lado de la conversación. Responder el teléfono de manera profesional iniciará cualquier conversación que esté a punto de iniciar con el pie derecho.
    • En caso de duda, responda con un simple "Hola, soy Carl".
    • Incluso si tiene ID de llamada, ¡podría ser su jefe llamando desde el teléfono de un colega! Contestando el teléfono con "Sí, ¿qué?" puede dar a la gente una impresión negativa o demasiado casual de usted.[1]
  2. 2 Concéntrese en la conversación Estar absolutamente presente. Detenga lo que sea que esté haciendo y tómese un breve momento para prepararse.
    • Use la cara que desea proyectar antes de levantar el teléfono. Hace una diferencia: si estás sonriendo, frunciendo el ceño o aburrido hasta las lágrimas, tu interlocutor lo escuchará en tu tono.
    • Evite hacer clic en Internet o distraerse durante la llamada. Si no estás comprometido, la persona que llama podrá decirlo.
  3. 3 Siempre identifícate. En situaciones comerciales, es apropiado contestar el teléfono con su nombre y compañía: "Buenos días, gracias por llamar a XYZ. Este es Carl. ¿Cómo puedo ayudarlo?"
    • Si se trata de una llamada interna, y usted lo sabe, puede responder con su departamento y el nombre: "Hola, esto es WebDev, hablando Carl. ¿Cómo puedo ayudarlo hoy?" Esto le permitirá a su interlocutor saber que han llegado a la persona adecuada y que está listo para ayudarlo. Mantener un tono amistoso y agradable hará que la llamada sea mucho más agradable para todos.
    • En muchas situaciones de oficina, hay pautas para contestar el teléfono que todos los empleados deben seguir. Siempre proyecte sinceridad, sin importar cuán tontas sean las líneas enlatadas: el cliente podrá notar la diferencia si está entusiasmado, en lugar de leer la tarjeta: "¡Bienvenido a Good Burger, el hogar de la buena hamburguesa!" sonará totalmente ridículo si no lo dices con convicción.
  4. 4 Responda con un nivel apropiado de decoro. Sé paciente, respetuoso y optimista. Haz tu mejor esfuerzo para ser útil. Trate de no hablar de manera informal hasta que sepa quién es la persona que llama.[2]
    • Si el hablante no se presenta, diga: "¿Puedo preguntar quién llama?" Es importante saber quién llama en caso de que necesite volver a contactarlos o transferirlos a otra línea. Este gesto también le permite a la persona que llama saber que está siendo tratado personalmente, y por extensión, que él o ella importa. Es importante construir relaciones de trabajo positivas con las personas que lo contactan más de una vez.
    • Trate de no ser grosero, incluso si está frustrado. Recuerde que en un entorno de trabajo, sus palabras y acciones se reflejan directamente en su empresa. Si se refleja mal en su empresa, puede ahuyentar a los negocios, y sus supervisores pueden no tener en cuenta la tendencia.
  5. 5 Prepárate para tomar un mensaje. Si alguien llama para hablar con su supervisor o compañero de trabajo, pero usted es la única persona disponible para atender la llamada, pregunte amablemente quién llama y pídales que expresen su propósito. Escuche atentamente y registre la mayor cantidad de información relevante que pueda: [3]
    • Si la persona a la que intentan contactar no está disponible para hablar, dígale a la persona que llama, "Lo siento, pero el Sr. O'Halloran no está disponible en este momento. ¿Puedo tomar un mensaje?"
    • Asegúrese de registrar el nombre de la persona, el número de teléfono y el motivo de la llamada. Calcule cuán urgente parece la llamada: ¿parece que la persona que llama necesita algo atendido dentro de las próximas dos horas, o solo dentro de la próxima semana? Si se trata de una llamada comercial importante, querrá lidiar con el problema lo más rápido y eficientemente posible, así que asegúrese de pasar el mensaje tan pronto como sea posible.
  6. 6 Tenga cuidado con las llamadas de recopilación de información. Si no reconoce a una persona que llama, y ​​él o ella solicita detalles sobre usted o sobre otras personas, tenga cuidado de no revelar demasiado acerca de la función interna de su empresa.
    • Incluso si la persona que llama da un nombre e identifica a su compañía, debe tener cuidado a menos que sea un contacto de confianza. Si no está seguro, ponga a la persona que llama en espera por un minuto y pida consejo a un compañero de trabajo: "¿Hemos hecho negocios con alguien llamado Dave Neal antes? Él está haciendo muchas preguntas sobre nuestros procesos y capacidad, y yo quiero asegurarme de poder confiar en él ".
    • En una situación comercial, indique "Lo siento, señor / señora. La política de la compañía es que no se me permite divulgar esa información. ¿Puedo obtener más detalles sobre por qué es necesaria?" y haz tu evaluación desde allí.

Método dos de tres:
Contestando su teléfono personal

  1. 1 Adapte su saludo a quien llame. Si sabe quién llama, según la identificación de la persona que llama y la experiencia, siéntase libre de saludar a esa persona como lo haría cara a cara. Si no sabe quién llama, responda de manera más formal y espere a que la persona que llama diga cuál es su propósito.
    • Para un saludo estándar internacionalmente aceptado: decir "¿Hola?" Responda con una ligera inflexión al alza al final de su saludo, como si estuviera haciendo una pregunta. "¿Hola?" Esto hará que la persona que llama responda y, en la mayoría de los casos, explicarán por qué están llamando.
    • Si un amigo está llamando, salúdelos casualmente: "¡Oye, Tom! ¿Cómo te va?"
    • Si un supervisor, un conocido o un empleador potencial está llamando, salúdelos de manera más formal, pero con un aire de familiaridad: "Buenas noches, Sr. Lynch. ¿Cómo está?"
    • Si no sabe quién llama, vuelva a un simple "¿Hola?"
  2. 2 Después de decir "¿Hola?", espere a que la persona que llama responda. Cuando dice "¿Hola?", Le indica a la persona que llama que se presente. Repase el siguiente ejemplo, con sus palabras en negrita y las palabras del que llama en cursiva:
    • "¿Hola?"
    • "Oye, Carl, es Tom".
    • "¡Oh, hey Tom! ¿Qué pasa?"
    • "Solo llamo para ver si estás cerca más tarde. Estaba pensando en ir a ver la nueva película de Star Wars".
    • "Diablos, sí, estoy ansioso por ver la nueva película de Star Wars".
  3. 3 Personaliza tu saludo A medida que tenga más experiencia al contestar el teléfono, puede comenzar a desarrollar patrones de saludo y frases específicas que utilice una y otra vez.
    • Considere identificarse con su saludo: "Hola, este es Carl". o "Carl hablando".
    • Considere la posibilidad de experimentar con variaciones informales de "Hola": "¡Oye!" o "¡Hola!" o "Oye, ¿qué pasa?" o "Oye, ¿cómo te va?" Estos saludos informales son más adecuados para amigos y conocidos no profesionales.
  4. 4 Configure un mensaje de correo de voz para los momentos en que no puede contestar el teléfono. Cualquiera, desde amigos hasta padres o empleadores, puede terminar escuchando su mensaje de correo de voz, así que asegúrese de que sea cortés y directo. Evita las bromas o las bromas de las grabaciones de correo de voz, a menos que estés absolutamente seguro de que solo tus amigos te llamarán.
    • Diga: "Has llamado al buzón de voz de Carl. Lamento que no pueda llegar al teléfono en este momento. Deje un mensaje y me pondré en contacto con usted tan pronto como pueda".
    • Considere la posibilidad de configurar una grabación familiar si está usando un teléfono residencial. Diga, "Hola, esta es la familia de Rogers. Lamentamos no poder hablar ahora, ¡déjenos un mensaje y lo llamaremos tan pronto como podamos!" Siéntase libre de divertirse con las grabaciones familiares: intente que toda su familia hable como un coro, o haga que cada miembro de la familia diga parte del mensaje.
    • Considere pedir directamente los detalles de la persona que llama, en lugar de simplemente pedirle a las personas que llaman que dejen un mensaje: "Por favor, deje su nombre, número y propósito para llamar, y devolveré su llamada tan pronto como sea conveniente". Este enfoque más específico puede ser el más apropiado para un número en el que espera recibir muchas llamadas profesionales.

Método tres de tres:
Responder una llamada desde un número desconocido

  1. 1 Considera quién podría llamarte. Si está esperando una llamada de alguien, un nuevo conocido, una organización o un potencial empleador, responda el teléfono con esto en mente. Calcule si la situación requiere un saludo un poco más formal o ligeramente menos formal, pero erré por el lado de la formalidad, por las dudas.
    • Responda cortés y semi formalmente, en este caso. Un simple "¿Hola?" va a hacer No necesita identificarse de inmediato, si la persona que llama lo conoce personalmente o si tiene su nombre en una lista, le preguntará: "Hola, ¿puedo hablar con Carl?"
    • Si la llamada aparece como "desconocida" o "bloqueada", no es necesario que se sienta obligado a contestar el teléfono. Responda, si lo desea, o simplemente espere para ver si la persona que llama deja un mensaje de voz. Siempre puedes llamar a alguien, si es importante.
  2. 2 Esté atento a las llamadas de broma. Si contesta el teléfono y la llamada se vuelve ridícula u ofensiva rápidamente, es posible que haya recibido una broma. Algunas personas que llaman bromas son vulgares y obvias, pero otras personas que llaman bromas intentarán engañarte para que pienses que es una llamada legítimamente importante. Ocúpate de las personas que llaman bromas ya que lidiarías con los agresores: si te mantienes en la línea y juegas a su broma, solo los alentará. Sin embargo, puede ser útil mantenerse en la línea y seguir el juego si le da una idea de quién llama. Algunas compañías telefónicas de EE. UU. Ofrecen un servicio de seguimiento de llamadas: si marca * 69 una vez que ha colgado el teléfono, un servicio de mensajes automático le dará información pública sobre el último número que lo llamó.[4]
  3. 3 Tenga cuidado con los agentes de telemercadeo. Si responde una llamada de un número desconocido y la persona al otro lado de la línea comienza a hacerle preguntas sobre usted, es posible que esté tratando de obtener su dinero.
    • Los telemarketers llaman a docenas de personas cada día, y muchas de estas personas no están interesadas en lo que están vendiendo. No se sienta mal por decir: "Gracias por llamar, pero no estoy interesado. ¡Que tenga un gran día!" y colgando. No pierdas tu tiempo o el de ellos.
    • Si no desea recibir más llamadas de esta compañía en particular, solicite al agente de telemercadeo que coloque su número en su lista "No llamar". Muchas empresas cumplirán con su solicitud y ya no lo molestarán más.
    • Si le interesa lo que vende un agente de telemercadeo, siéntase libre de quedarse en la línea y escuchar el tono. ¡Tenga en cuenta que mientras más tiempo permanezca en la línea, más tratarán de venderle!
    • Si preguntan por usted u otro miembro de su hogar, pregúnteles su nombre y organización antes de decirles algo: ¡lo último que desea hacer es darle demasiada información a los agentes de telemercadeo! Si son cautelosos o no dicen quiénes son, recuerde que no tiene la obligación de seguir hablando con ellos.