Hacer llamadas de negocios puede ser un poco estresante, especialmente teniendo en cuenta la cantidad de comunicación que ahora ocurre digitalmente. Sin embargo, nada puede reemplazar el sonido de una voz humana y, a veces, es más conveniente hacer una llamada. Mientras hable educado y natural, cualquiera puede manejar lo básico. Pero para que la llamada sea lo más efectiva posible, debe identificar su propósito antes de levantar el teléfono, y tener esto en cuenta mientras habla.

Parte uno de tres:
Preparándose para una llamada

  1. 1 Identifica el propósito específico de tu llamada. Saber exactamente por qué quieres hablar con alguien evitará que te sientas nervioso por molestarlos o perder su tiempo, o incluso por divagar. Antes de hacer la llamada, reflexione por un minuto sobre su propósito y anótelo. Por ejemplo, podrías pensar:[1]
    • ¿Necesitas obtener información?
    • ¿Quieres vender algo o convencer a la persona de una idea?
    • ¿Necesita solicitar la ayuda o el apoyo de la persona?
  2. 2 Prepare viñetas para las cosas que necesita mencionar. Un par de notas lo ayudarán a mantener su llamada en el camino correcto. La "hoja de referencia" también puede ayudarlo a sentirse más seguro, ya que no olvidará lo que necesita mencionar. Por ejemplo, si llama para pedirle a alguien una reunión, puede apuntar:[2]
    • El propósito de la reunión.
    • Cuándo y dónde tendrá lugar la reunión.
    • Lo que la persona podría necesitar hacer antes de la reunión.
  3. 3 Investigue a la persona que necesita llamar. Esto es especialmente importante si no conoce a la persona que llama personalmente. Averigüe lo que puede sobre ellos de colegas, búsquedas en Internet, perfiles de redes sociales, etc.[3]
    • Si conoce un poco sobre los antecedentes de la persona, puede usar este conocimiento para chatear al comienzo de la llamada. Intenta decir algo así como: "Entonces trabajaste previamente con Lanham Industries, ¿verdad? Debes conocer a Drew, ¿verdad?
    • Investigar a la persona que llama también lo ayuda a evitar el paso en falso. Por ejemplo, si descubre que la persona tiene vínculos con uno de sus competidores, se aseguraría de no criticar a ese competidor.

Parte dos de tres:
Mantener las conversaciones con un propósito

  1. 1 Comience con algunas bromas, pero no exagere. Llame al número y espere que suene un par de veces antes de que la persona conteste. Diga "hola" y preséntese y de dónde está llamando. Es cortés comenzar con un poco de chit-chat, especialmente si conoces a la persona, pero no divagues. Consérvelo solo por un minuto más o menos.[4]
    • Si conoces a la persona, podrías comenzar con algo como: "Así que Alyssa, la última vez que hablamos, estabas trabajando en ese proyecto de expansión. ¿Como va eso?"
    • Si no conoces a la persona, simplemente mantente en algo simple como "Espero que estés bien hoy".
  2. 2 Evite el lenguaje flojo. Preguntar cosas como "¿Es este un buen momento para llamar?" O decir cosas como "Solo llamo a ..." hace que parezca que no hay un propósito claro e importante para su llamada. Guarde las notas sobre el propósito de su llamada frente a usted y tenga confianza en que tiene un motivo legítimo para llamar.[5]
    • Si realmente no es un buen momento para hablar, la persona te lo hará saber de todos modos.
  3. 3 Acércate al negocio de tu llamada. Después de presentaciones y bromas, cambie al verdadero propósito de su llamada. Simplemente no hagas la transición demasiado abrupta u obvia. Intente hacer una transición al propósito de su llamada, como:[6]
    • "Bueno, es genial poner al día a Antonio. Estoy llamando a ... "
    • "Me alegra saber que lo estás haciendo bien. Estoy llamando a ... "
  4. 4 Asegúrate de hacer preguntas. Si solo bombardea a la persona con información, sentirá que la llamada es abrumadora y unilateral. En lugar de eso, deténgase y haga preguntas para saber y luego hacer que la persona se sienta incluida y para establecer una conexión. Por ejemplo, pruebe cosas como:[7]
    • "Estamos pensando en programar una reunión de grupo el día 28. ¿Qué te parece eso, Beatrice?
    • Esperamos reunir a todos los jefes de departamento de rama para discutir la estrategia para el próximo trimestre. ¿Tienes alguna idea para eso, Beatrice?
  5. 5 Tome notas durante la llamada. Anotar cosas mientras habla con la persona tiene varios beneficios. Puede ayudarte a escuchar atentamente todo lo que dice la persona que llama, por ejemplo. También sirve como un registro de la llamada, en caso de que necesite realizar cualquier acción de seguimiento o informar sobre la llamada a otra persona.[8]
  6. 6 Aclare cualquier acción de seguimiento que sea necesaria. Si necesita buscar información y comunicarse con la persona, tome nota de esto. Del mismo modo, si necesita que la persona haga algo y se comunique con usted más tarde, asegúrese de que lo comprenda. De cualquier manera, asegúrese de mencionar esto claramente antes de finalizar la llamada. Por ejemplo, puedes decir:[9]
    • "Entonces Karl, voy a consultar con nuestros proveedores acerca de un plazo para la entrega, y me pondré en contacto con usted sobre eso, ¿de acuerdo?"
    • "Ok, Justina, si puedes consultar tu agenda y volver a consultarme con algunas posibles reuniones hasta el final de la semana, sería genial, ¿de acuerdo?"

Parte tres de tres:
Practicar una buena etiqueta telefónica

  1. 1 Habla claramente y sonríe como lo haces. Es fácil sentirse ansioso cuando tiene que hacer una llamada importante. Pero si habla demasiado rápido o murmura, la llamada no tendrá éxito. Asegúrate de respirar naturalmente mientras hablas. Sonreír mientras habla también le ayudará a sonar más natural, incluso si la persona no puede verlo.[10]
  2. 2 Pregúntele a la persona antes de transferir una llamada o ponerla en espera. Si tiene que hacer una de estas cosas, pregúntele si está bien primero.No asuma que desean ser transferidos, o tienen tiempo para esperar.[11]
    • Intenta decir algo como "Liam, ¿está bien si te dejo en espera por un momento mientras consulto a Christine sobre eso?"
    • Si tiene que poner a alguien en espera, use la función de "espera" del teléfono. Nunca solo deje la línea abierta.
    • Vuelve periódicamente con la persona si va a ser larga.
    • Agradézcales por esperar cuando retoma el teléfono nuevamente.
  3. 3 Dígale a la persona que verá algo de lo que no está seguro. Puede llegar a un punto en que la persona le pregunte sobre algo que desconoce la respuesta. Si esto sucede, no te asustes. Sin embargo, no simplemente diga "No sé", ya que es un callejón sin salida. En su lugar, dígale a la persona algo así como: "No tengo la respuesta a eso en este momento, pero lo verificaré y te responderé".[12]
    • Si promete devolver una llamada, cumpla la promesa.
  4. 4 Para finalizar, agradezca a la persona por su llamada. Es cortés agradecer a la persona por tomarse el tiempo para hablar con usted. Asegúrese de terminar con algo como "Muchas gracias por hablar conmigo. ¡Que tengas un gran día! "La gente recordará estos pequeños gestos.[13]