Es importante tener una etiqueta de teléfono cortés y amigable al contestar el teléfono, especialmente si le está hablando a un extraño o hablando en un lugar de trabajo. Al contestar el teléfono, es importante saber cómo responder correctamente para no comenzar la conversación con mal pie. Responda el teléfono educadamente hablando con claridad, centrándose en la llamada y manteniendo el profesionalismo si se encuentra en un entorno de trabajo.

Método uno de tres:
Manejo de llamadas profesionales

  1. 1 Recoge después de 2 o 3 timbres. Cuando conteste llamadas en el trabajo, deje que el teléfono suene 2 o 3 veces antes de contestar. Si lo deja sonar más de 3 veces, la persona que llama puede impacientarse y sentir que su llamada está siendo ignorada.[1]
    • Por otro lado, si recoge después del primer timbre, la persona que llama se sorprenderá con la respuesta rápida. Es posible que no hayan tenido suficiente tiempo para componer sus pensamientos.
  2. 2 Prepare un saludo profesional. Cuando conteste el teléfono en su oficina, no siempre sabrá quién está al otro lado del teléfono. Podría ser su jefe, un cliente, uno de sus colegas, o incluso un número equivocado.
    • Un saludo profesional como "Buenos días" o "¿Cómo puedo ayudarlo?" Ayuda a mantener la conversación con el pie derecho.
    • Incluso si tiene ID de llamada y cree que es una llamada de un amigo de trabajo, alguien podría haber prestado su teléfono. Contestar el teléfono con "Sí, ¿qué?" Podría dar a las personas que llaman la impresión equivocada de ti.
  3. 3 Identifíquese a usted mismo y a su organización. En situaciones de negocios, es más apropiado contestar el teléfono con su nombre y compañía. Por ejemplo, diga "Gracias por llamar a Smith's Auto Body". Esta es Joan, ¿cómo puedo ayudarte? "[2]
    • Muchas oficinas tienen sus propios scripts para contestar el teléfono, así que asegúrese de seguir la regla establecida por su compañía. Si no está seguro de las secuencias de comandos del teléfono de su empresa, pregúntele a su supervisor.
  4. 4 Pregunta bien quién llama si no sabes. A menudo, la persona no solo le dará su nombre, sino que también le proporcionará información sobre por qué lo llama. Si no tiene identificador de llamadas, no reconoció el número o no escuchó lo que dijo la persona en la otra línea, repítelo diciendo "¿Puedo preguntar quién llama?"
    • Una vez que la persona que llama se haya presentado, diríjase a la persona que llama de forma adecuada según el título que le brindan. Si dicen su nombre y apellido y quieres ser más profesional, llámalos por su apellido.[3]
  5. 5 Hable directamente en la boquilla. Apoye el teléfono suavemente contra su mejilla y háblele a la boquilla que debe caer naturalmente cerca de su boca.[4] No se preocupe si coloca la boquilla cerca de su boca o si tiene que hablar en voz alta.
    • Si la persona con la que está hablando le pide que levante la voz, puede hablar un poco más alto. De lo contrario, mantenga su voz en un nivel conversacional normal.[5]
  6. 6 Evite el uso de la jerga o el lenguaje profano. Cuando responde el teléfono en el trabajo, representa a su empresa con quien quiera que esté hablando por teléfono. Hable educadamente y evite el uso de la jerga, la maldición o el mal lenguaje. Incluso si la conversación se calienta y la persona con la que está hablando jura, mantenga la compostura y sea cortés.[6]
    • Por supuesto, cuando hablas por teléfono con tus amigos, puedes ser informal con ellos y hablar cómo lo harías en una conversación cara a cara.

Método dos de tres:
Contestando llamadas personales en el hogar

  1. 1 Responda en un ambiente tranquilo. Si se encuentra en un ambiente ruidoso, muévase a un lugar más tranquilo antes de contestar el teléfono, o baje la música o la televisión antes de contestar. Desea estar en un lugar lo suficientemente silencioso para que pueda escuchar a la persona que le está hablando, y ellos pueden escuchar sus respuestas. [7]
    • Un entorno tranquilo también le permitirá enfocarse en la persona que llama.
  2. 2 Detenga sus otras tareas antes de contestar el teléfono. Tómese un momento breve para recopilar sus pensamientos antes de responder. No se distraiga, ya que esto podría generar una falta de comunicación entre usted y la persona con la que está hablando. Si no tienes distracciones, la persona con la que estás hablando sentirá que tienen toda tu atención.[8]
    • Por ejemplo, si estaba escribiendo en su computadora o leyendo un libro cuando sonó el teléfono, detenga estas tareas y concéntrese en la llamada.
  3. 3 Di "Hola" y menciona tu nombre en un tono de voz agradable. Si no reconoce el identificador de llamadas o sabe quién está llamando, puede agregar "Esto es Sam". Para obtener una respuesta más formal, puede decir, por ejemplo, "Esta es la residencia de los Smith".[9]
    • Si vio en la identificación de llamadas que un amigo o familiar está llamando, no dude en decir "¡Hola Tom! ¿Cómo estás hoy?"
  4. 4 Elimine la información de la persona que llama si el miembro de la familia al que intentan contactar no está disponible. Si la persona que llama intenta comunicarse con alguien que no está en casa o no está disponible, diga "Lo siento, señora Simpson, mi padre no está disponible en este momento". ¿Puedo tomar un mensaje? "Asegúrese de registrar el nombre de la persona, el número de teléfono y el motivo de la llamada en una libreta con letra clara y legible.
    • Si no tiene un bloc de notas cerca, pida a la persona de la otra línea que espere mientras obtiene uno rápidamente.

Método tres de tres:
Contestar llamadas en su teléfono celular

  1. 1 Salude a la persona que llama en un tono amistoso. Al contestar un teléfono celular, el identificador de llamadas generalmente indicará quién te está llamando. Diga algo como, "Hola Steve, ¿cómo estás?" Incluso si el número es privado u oculto, es importante responder a la llamada de una manera amistosa. Diga: "Hola, ¿puedo preguntar quién llama?"
    • Dado que las llamadas a teléfonos celulares tienden a ser más informales que las llamadas a líneas comerciales o terrestres, no es necesario que diga su nombre al responder la llamada.
  2. 2 Pregunte por qué la persona está llamando. Si no conoce a la persona, sea cortés al decir "¿Cómo puedo ayudarlo hoy?" O "¿Qué puedo hacer por usted?" Si conoce a la persona, puede decir algo como "¿Qué pasa?"
    • Incluso si conoce a la persona que llama, evite responder groseramente. No diga "¿Qué?" O "¿Qué quiere esta vez?"
  3. 3 Habla claramente usando tu tono de voz normal. No se preocupe por gritar en la boquilla o enunciar demasiado sus palabras. En cambio, habla lenta y claramente. Si está gritando o hablando de forma no natural, la persona con la que está hablando puede pensar que está enojado o enfermo.[10]
    • Si la persona al otro lado de la línea suena débil, suba el volumen en el costado de su teléfono celular. Si todavía están débiles, pídales que acerquen la boquilla a su cara.
  4. 4 No conteste el teléfono mientras mastica chicle o comida. Si mastica chicle o comida, tómese el tiempo antes de responder para escupirlo o tragarlo. Desea que su boca esté clara y lista para la conversación cuando conteste el teléfono.[11]
    • Incluso si está hablando con un amigo, pueden tener dificultades para entenderlo si tiene la boca llena de comida.
  5. 5 No hable con personas fuera de la llamada hasta que termine la llamada. Mientras dure la llamada, ignore todas las distracciones externas y brinde a la persona que está al otro lado de la línea toda su atención. No hable ni bromee con otras personas, y evite tratar de comunicarse en silencio mientras habla por teléfono.[12]
    • Incluso si la persona con quien habla por teléfono no puede escuchar las palabras que le está diciendo a alguien en persona, podrá decir que no se está enfocando completamente en la conversación telefónica.