Los cambios en los procedimientos en el lugar de trabajo generalmente producen resultados positivos, lo que permite ahorrar tiempo y dinero a la empresa o promover un ambiente de trabajo más positivo. El cambio es emocionante para quienes se adaptan fácilmente, pero para algunos empleados el cambio puede ser poco familiar, molesto o incluso atemorizante. Pueden tener dificultades para aceptar lo desconocido, causar angustia, o pueden desarrollar ansiedades sobre la adhesión a las nuevas políticas. Como líder en el lugar de trabajo, es su trabajo asegurarse de que cualquier transición se desarrolle de la mejor manera posible. Aprender cómo introducir e implementar nuevos procedimientos en el lugar de trabajo ayudará a sus empleados a hacer la transición a los cambios de manera efectiva a la vez que se mantiene una alta moral en el lugar de trabajo.

Parte uno de tres:
Diseño de cambios de procedimiento

  1. 1 Tenga en cuenta los costos. Si está implementando un cambio de procedimiento para ahorrar dinero en los próximos años, puede parecer una opción clara. Pero si ese cambio requerirá una instalación costosa de equipos nuevos, una nueva capacitación significativa del personal o la contratación de nuevos empleados para asumir nuevos roles, es posible que deba comparar los costos para ver si superan los ahorros y beneficios a largo plazo.[1] Hable con un contador sobre los costos relativos versus los ahorros a largo plazo para determinar si su empresa puede permitirse implementar esos cambios, o intente realizar un análisis simple de costo-beneficio.
    • Un análisis de costo-beneficio compara los costos anticipados con los beneficios anticipados para determinar el mejor plan y el más rentable.[2]
    • Para realizar un análisis simple de costo-beneficio, divida una hoja de papel en dos columnas. Enumere los beneficios en una columna y los costos en la otra columna. Compare las dos listas para ver qué curso de acción es el más beneficioso y rentable.
  2. 2 Haz que sea fácil de presentar. Incluso si los cambios de procedimientos que está introduciendo cambiarán radicalmente la forma en que opera su negocio, es importante hacer que esos cambios sean fáciles de introducir e implementar. Si es posible, intente implementar los nuevos cambios en etapas o fases. De esta forma, a sus empleados les resultará más fácil ajustarse y adaptarse a los nuevos procedimientos.[3]
    • Si es posible, implemente los cambios de una manera que permita a los empleados ajustarse paso por paso. Intente escalonar los nuevos cambios de procedimiento durante varias semanas o incluso meses para permitir una adaptación óptima.[4]
  3. 3 Mida su éxito. Deben hacerse cambios significativos en el procedimiento por una razón. Una vez que haya determinado por qué está haciendo esos cambios, es importante encontrar una manera de medir el éxito relativo de los cambios. Si se supone que los cambios deben ahorrar costos, entonces haga una comparación de costos para evaluar cuán efectivos han sido los cambios después de varios meses. Si se supone que los cambios mejorarán la satisfacción del cliente, realice encuestas y controle la cantidad de clientes que regresan satisfechos con los cambios que ha realizado.[5]
    • Considere usar una herramienta financiera gratuita o de bajo costo para rastrear el éxito de su empresa antes y después de implementar los cambios. Puede encontrar herramientas gratuitas en línea como inDinero o Corelytics, o suscribirse a un servicio mensual más detallado de esos mismos proveedores.[6]
  4. 4 Ten un plan de escape Obviamente, su esperanza con los nuevos cambios de procedimiento es que mejorará las cosas en el lugar de trabajo. ¿Pero qué haces si todo lo contrario termina sucediendo? Cualquier buen plan para cambios de procedimientos debe tener un plan de respaldo o, si todo lo demás falla, un plan de escape para abandonar por completo los cambios.[7]
    • Decida si va a volver a los procedimientos anteriores de manera predeterminada en caso de que fallen los nuevos cambios, o si implementará un plan de respaldo. Si elige un plan de respaldo, tenga planes concretos en su lugar por si acaso.
    • Es posible que desee evitar decirle a sus empleados que tiene un plan de respaldo o que puede volver a los procedimientos anteriores. Decirles estas cosas puede hacer que parezca débil o ineficaz como líder, y puede aumentar la resistencia de los empleados a los cambios si saben que suficiente oposición vocal devolverá las cosas a su estado original.

Parte dos de tres:
Mantener la confianza y el control

  1. 1 Transmite tu visión Si cree que los cambios de procedimiento que está realizando mejorarán la empresa y / o el lugar de trabajo, comuníquelo. Deje que sus empleados sepan cómo visualiza la empresa dentro de un año, y establezca las estrategias (incluidos estos cambios de procedimiento) que ayudarán a que la empresa llegue a donde cree que debe estar.[8]
    • Comparta su visión con sus empleados. Sea claro y conciso al describir lo que quiere para su empresa.[9]
    • Comprenda a sus empleados.
    • Capacite a sus empleados permitiéndoles expresar sus pensamientos, inquietudes y comentarios generales sobre los cambios que está proponiendo. Sin embargo, no pierda la estructura organizativa de su empresa.
    • Decida si sería mejor comunicar su visión y anunciar cambios en persona o por correo electrónico. Los problemas de urgencia se entregan mejor en persona, y los mensajes escritos / enviados por correo electrónico se pueden ignorar fácilmente.
  2. 2 Vende el cambio. Independientemente de los cambios de procedimientos en el lugar de trabajo que intente implementar, puede que no sea suficiente decirles simplemente a sus empleados: "Así será de ahora en adelante". Como líder, su función es liderar, y eso significa que sus empleados deben estar detrás de usted al 100%. Una vez que haya anunciado los cambios, véndalos a sus empleados. Ayúdelos a ver por qué esos cambios son buenos para la compañía y, en última instancia, buenos para los empleados.[10]
    • Deje que sus trabajadores conozcan su motivación (o la de la empresa) para implementar estos cambios. Si los cambios ahorrarán dinero, dígalo. Si van a crear un mejor ambiente de trabajo, háganlo saber a todos. No importa cuál sea la motivación, deje en claro que las ventajas de estos cambios superarán los costos y los problemas de implementación.[11]
    • Señale por qué la forma anterior de hacer las cosas era inadecuada o ineficaz.Tener un claro contraste podría facilitar que los empleados comprendan por qué ese cambio fue necesario.
  3. 3 Elimine cualquier incertidumbre. Una de las principales razones por las que los empleados se resisten al cambio es el miedo que sienten por lo desconocido. Si hay alguna incertidumbre sobre cómo funcionará el negocio diario, o sobre los roles muy específicos que usted y sus empleados desempeñarán en estos cambios, deberá eliminar esas incertidumbres. Puede hacer esto anticipando preguntas, dudas y temores que puedan tener sus empleados y aliviándolos antes de que aparezcan.[12]
    • Sea meticuloso en su planificación de cómo funcionará la empresa y qué cambios (si los hay) surgirán en los roles de sus empleados. Hágales saber que sus roles no cambiarán, o si sus roles se verán afectados de alguna manera, luego sea claro al respecto desde el principio.
    • Intente enmarcar los cambios de procedimiento de manera que los empleados vean esos cambios como una mejora de cómo funcionan. Si elimina la duda que rodea los anuncios de procedimientos vagos y vuelve a enmarcar esos cambios como una forma de crear un mejor ambiente de trabajo o un orden más suave de las operaciones, lo más probable es que sus empleados estén más a bordo.[13]
  4. 4 El tiempo correcto Algunos expertos en negocios aconsejan que el momento de un anuncio de procedimiento puede ser el factor más importante para lograr la participación de los empleados.[14] No existe una regla clara sobre cuándo es el momento adecuado, ya que cada situación y lugar de trabajo es diferente, pero ser consciente de cómo los cambios afectan a sus empleados puede ayudarlo a medir el tiempo del anuncio y la implementación un poco mejor.
    • Si los nuevos procedimientos requerirán capacitación adicional, intente programar la implementación de esos procedimientos de manera que brinde a sus empleados el tiempo adecuado para prepararse. Por ejemplo, no anuncie nuevos procedimientos un viernes si entran en vigencia el lunes siguiente. Eso puede requerir que los empleados entren durante el fin de semana para el entrenamiento o se apresuren a resolver las cosas el día en que los cambios entren en vigencia.
    • Si es posible, anuncie cambios de procedimiento unas semanas antes de que se lleven a cabo. Esto brindará a todos la oportunidad de leer los nuevos procedimientos, comprender cómo difieren de los anteriores y aprender a realizar los cambios necesarios.

Parte tres de tres:
Implementando Cambios

  1. 1 No pierdas la identidad de tu empresa. Los cambios de procedimiento generalmente son buenos, pero no deberían ser tan radicales que sus empleados ya no reconozcan a la empresa, al menos no de la noche a la mañana. Recuerde que además de la comodidad en lo familiar, muchos de sus empleados pueden ser leales y dedicados a la empresa por su imagen / identidad o su misión original. Está bien cambiar esos aspectos a través de un plan a largo plazo, pero hacer cambios radicales en un lapso de tiempo corto puede alienar o alarmar a sus empleados más leales.[15]
  2. 2 Buscar entrada. El grado de satisfacción de sus empleados será uno de los mejores indicadores de cuán efectivos han sido los cambios. Algunos empleados, por supuesto, resistirán el cambio sin importar lo que suceda, pero a otros empleados puede gustarles la dirección general mientras tienen reservas sobre cómo se implementan esos cambios.[16]
    • Una forma fácil de garantizar la satisfacción de los empleados y medir los cambios futuros que puedan ser necesarios es pedirles a los empleados retroalimentación sobre los cambios. Hágales saber que si bien es posible que no esté dispuesto a revertir los cambios, valora la colaboración y los aportes de los empleados cuando se trata de cómo se implementan esos cambios.[17]
    • Considere la posibilidad de formar un grupo de trabajo o comité para buscar comentarios sobre cómo se implementan los cambios y sobre cómo implementar los cambios de manera más exitosa.[18]
  3. 3 Premie el rendimiento de los empleados. Una forma de ayudar a los empleados a incorporarse a los nuevos cambios de procedimientos es generar objetivos a corto plazo para sus empleados y recompensar a aquellos que los cumplan. Puede parecer una medida insignificante, pero puede ayudar a generar apoyo para los cambios e infundir un fuerte deseo de implementar esos cambios.[19]