La comunicación efectiva es clave para administrar un negocio. La redacción efectiva de negocios en forma de cartas, folletos, comunicados de prensa, boletines informativos, entradas de blog e informes comerciales ayuda a sus clientes a comprender la naturaleza de su negocio y los alienta a comprar lo que vende. La redacción eficaz relacionada con el trabajo, en forma de políticas, procedimientos y memorandos, les permite a sus empleados conocer cuáles son los objetivos de su empresa y qué espera de ellos para alcanzarlos. Los siguientes pasos sobre cómo mejorar su escritura relacionada con el trabajo tratan sobre cómo planificar su escritura comercial y cómo desarrollar un estilo apropiado.

Método uno de dos:
Planifica lo que escribes

  1. 1 Planea lo que quieres decir. Por lo general, a menos que se requiera una respuesta inmediata a un correo electrónico, tiene tiempo para pensar en lo que está escribiendo y la mejor manera de decirlo. Tómese ese tiempo para determinar lo que tiene que decir y el orden correcto para decirlo.
  2. 2 Comprenda el alcance y la estructura de lo que está escribiendo. Si está respondiendo a una solicitud por escrito, puede recoger los requisitos de qué escribir a partir de las preguntas en esa solicitud; de lo contrario, puede pedirle al solicitante que aclare lo que está pidiendo antes de responder. Para piezas más largas, como un manual de políticas o un informe comercial, puede ver ejemplos de documentos anteriores para descubrir qué debe y no debe incluirse y cómo redactarlo.
    • Si su departamento tiene una guía de estilo para los tipos de escritura relacionada con el trabajo que hace, consúltela con la frecuencia necesaria durante el proceso de planificación y redacción.
  3. 3 Conoce a tu audiencia Escribir para ejecutivos corporativos es diferente de escribir para clientes, y ambos son diferentes de escribir para su jefe inmediato o sus compañeros de trabajo. Si bien es necesario establecer un tono profesional en todo momento, cada audiencia está buscando información diferente y cada audiencia aporta una gama diferente de conocimientos y expectativas a lo que están leyendo.
    • Intenta dirigir un curso intermedio entre ser demasiado rígido y demasiado casual en la forma de escribir. Puede ser más informal con clientes y compañeros de trabajo si el contenido de su mensaje lo permite, pero debe ser más formal cuando escriba para ejecutivos corporativos y accionistas.

Método dos de dos:
Escribiendo para el trabajo

  1. 1 Se directo. El objetivo por escrito para una audiencia comercial, dentro o fuera de la compañía, es comunicar claramente su mensaje. Si bien debe adoptar un tono comercial, su estilo no debe interferir con su mensaje real.
  2. 2 Sé conciso Al tratar de entender lo que quieres decir, puedes poner más palabras de las que necesitas para llegar a tu punto. Demasiadas de estas palabras pueden frustrar a su lector, lo que le lleva a revisar su mensaje o simplemente ignorarlo. Mientras tratas de entender qué quieres decirles a tus lectores, sigue y coloca las palabras cuando te ocurran, luego retrocede y edita lo que no necesitas. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al editar:
    • Clichés. Las frases sobreutilizadas son ignoradas después de un tiempo, lo que lleva a acuñar nuevas frases que, a su vez, se abusan de ellas mismas. Evite los clichés como la peste; elige descripciones claras y precisas sobre tratar de ser inteligente.
    • Sobreuso de calificadores. No hay nada de malo en usar palabras como "muchos", "la mayoría", "en general" o "muy" cuando lo solicite, pero usarlas con demasiada frecuencia debilita el impacto de su escritura. Algunas palabras no necesitan calificadores; Fuera de la copia de marketing, no hay una llamada para "muy único", e incluso los especialistas en marketing pueden prescindir de decirlo.
    • Frases comunes Al igual que con los calificadores, las frases tales como "el hecho de que", "la razón de", "a la luz de" y "con el argumento de que" debilitan su escritura relacionada con el trabajo cuando las usa con demasiada frecuencia. Puede reemplazar muchas frases comunes con palabras más simples, como decir "puede" en lugar de "tiene la capacidad de" y usar la frase más larga solo cuando desee llamar la atención sobre una oración.
    • Palabras redundantes. A veces, dos palabras que significan más o menos lo mismo, como "esperanzas y sueños" se combinan para dar un mayor impacto al significado. Esto funciona cuando se usa con moderación; sin embargo, la mayoría de las veces debes mantener mejor la palabra que se ajusta al significado de tu oración y sacar la otra.
  3. 3 Use la voz activa. La voz activa, en la cual el sujeto de la oración viene antes de un verbo de acción fuerte y es seguido por el objeto, es más poderoso que la voz pasiva, donde el sujeto viene último y está precedido por una forma de "ser" ("am, "" son "," es "," era "," era "). Compare "Las acciones subieron 42 puntos después de la victoria del Super Bowl de los Packers" (voz activa) con "La victoria del Super Bowl de los Packers fue responsable de las acciones que subieron 42 puntos" (voz pasiva).
    • Algunas frases de voz pasiva como "Esto es", "Eso es", "Hay" y "Es" son necesarias para referirse a una oración anterior.
    • También es posible abusar de las formas de "ser" y "tener" sin expresar algo en la voz pasiva. Contraste "La victoria del Super Bowl de los Packers tuvo un impacto positivo en los precios de las acciones" con "Las acciones subieron luego de que los Packers ganaran el Super Bowl".
  4. 4 No convierta verbos y adjetivos en sustantivos. Usar el nombre de las formas de palabras comúnmente usadas como verbos o adjetivos hace que lo que estás diciendo suene más abstracto y menos concreto. Esta forma de escritura puede ser necesaria en algunos entornos académicos y gubernamentales o al dirigirse a ejecutivos corporativos, pero no cuando se dirige a sus compañeros de trabajo de una manera clara y sin ambigüedades.
  5. 5 Use palabras que conozca el significado de y uselas correctamente. Su objetivo es comunicarse con claridad, no para impresionar a la gente con palabras que puedan desviar la atención de lo que está tratando de comunicar.Esto es particularmente importante al informar a los accionistas de la compañía o dar instrucciones a los empleados de la compañía.