Cómo facturar a un cliente (con facturas de muestra) | Respuestas a todos sus "¿Cómo?"

¿Necesita crear una factura pero no está seguro de cómo hacerlo? El envío de buenas facturas puede significar que su empresa recibe un pago de más clientes, por lo que la facturación es muy importante para las pequeñas empresas o las personas que ofrecen servicios. Cree una factura profesional para mejorar las cuentas por cobrar.

Parte uno de tres:
Crear un formulario de factura detallada

1 Haz que se vea profesional. Al enviar una factura a un cliente, es importante que incluya datos clave, en lugar de simplemente anotar el monto adeudado en una hoja de papel.
- Use la palabra "factura". No suponga que el cliente sabrá que la factura es una factura si no usa esa palabra.^[1]
- Déle un número a la factura. Querrá realizar un seguimiento de la factura. Para hacer esto más fácilmente, debe incluir un número de identificación único en la factura.^[2]
- Algunas empresas habitualmente agregarán un número de identificación fiscal (conocido como TIN) en las facturas. Consulte con un contador si tiene uno o necesita hacerlo. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro y las agencias de cuidado infantil son algunas de las organizaciones que habitualmente incluyen los números de identificación fiscal en las facturas.
2 Numera la factura. Numerar las facturas que envía debe permitirle hacer un mejor seguimiento de ellas, especialmente porque debe conservar una copia de cada factura.
- De esta forma, las facturas deben estar ordenadas por número en función de la fecha de envío. Puede comprar facturas que ya están numeradas, usar el software que las crea para usted, o crear las suyas propias y numerarlas.
- Incluya el número de compra al que corresponde la factura, si la hay. Esto lo ayudará a emplear mejores métodos de contabilidad en su compañía.
- Personalice la factura preguntando al cliente si los clientes necesitan alguna información especial, como un número de identificación del empleador o una orden de compra. Pregunte a quién debe dirigirse la factura si está tratando con un cliente.
3 Fecha la factura. Si desea que le paguen de manera oportuna, debe fechar la factura pero también debe tener en cuenta los términos de pago que espera que siga el cliente. Estos términos también deben detallarse en el momento de la compra.
- Por ejemplo, la factura debe contener la fecha en que se emitió la factura, así como la fecha de compra de los bienes o servicios.
- Cuando liste los términos de pago, deje en claro al consumidor qué tan pronto se espera que pague el cliente. Por ejemplo, tal vez el pago vence dentro de los 30 días.
- Algunas compañías optan por ofrecer descuentos. Si lo hace, también deletérelos claramente en la factura. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento del 1 por ciento si el cliente paga la factura dentro de los 30 días.
4 Conserve una copia de todas las facturas. Las pequeñas empresas deben conservar registros de todas las facturas enviadas durante al menos seis años. Esto es importante para fines fiscales y solo una buena contabilidad comercial.
- Un contador puede ayudarlo a descubrir las reglas y regulaciones sobre el mantenimiento de registros.
- Es posible mantener registros electrónicos. Sin embargo, si lo hace, conserve una copia de seguridad. Publique los recibos de efectivo con prontitud para que pueda rastrear con las cuentas pendientes, los clientes que han enviado algo de dinero y los que no están enviando ninguno.
- Los pagos facturados consisten esencialmente en otorgar crédito a un cliente y la ley lo considera un préstamo no garantizado, lo que significa que no está garantizado por garantía, lo que hace más difícil recuperar el dinero de un cliente si no tiene el dinero para pagar.^[3]
5 Mantenga las facturas al mínimo. Al principio, puede haber menos margen de error para una pequeña empresa cuando se trata de ingresos, por lo que cada pago puede ser importante.
- Intente mantener la facturación al mínimo al comenzar y obtenga el pago por adelantado en efectivo siempre que sea posible.
- Para muchas pequeñas empresas, no es raro que una tercera parte de sus cuentas por cobrar sea morosa.^[4]
- Considere si vale la pena ofrecer servicios por una tarifa plana inicial en lugar de una tasa por hora más costosa, ya que es posible que no recupere lo que se le debe a la última.
6 Use un servicio de factura electrónica. Dichos servicios, aunque cuestan dinero, pueden ayudarlo a rastrear y organizar sus facturas, y hacer que se vean más profesionales.^[5]
- Algunos servicios le permiten crear y enviar facturas por correo electrónico, por ejemplo. Puede ver qué facturas se han pagado y enviar recordatorios a quienes no. También hay aplicaciones que enviarán facturas por teléfono.^[6]
- Algunos de los servicios incluyen un historial completo de la cuenta del cliente. Esto puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los clientes, así como a los pagos.
- Algunos de los servicios le permiten agregar el logotipo de su empresa a la factura y simplemente requieren que complete los cuadros en línea para actualizar el monto. Hay muchos de estos servicios ofrecidos a través de Internet.

Parte dos de tres:
Incluyendo el contenido correcto

1 Describe el servicio claramente. Debe dejar en claro explícitamente qué servicio se proporcionó para el dinero solicitado en la factura misma. Sea específico, no vago.
- Una buena factura debe dejar muy claro lo que ordenó el cliente. Detallar los costos adicionales, tales como impuestos, cargos por manejo u otros complementos. En la parte inferior de la factura, presente el monto total adeudado.
- Además de describir en detalle por lo que se le cobra al cliente, debe incluir la cantidad de bienes o servicios comprados. En algunos casos, esto podría ser horas facturadas.
- Incluya el precio por unidad, además del precio general. A veces, a los clientes se les cobra una tarifa fija por muchas horas o unidades, y algunas veces solo compran una unidad de algo.
2 Incluya su información de contacto. Una de las piezas de información más importante que debe incluir en una factura es cómo contactar a su empresa y dónde debe enviar el dinero.
- No asuma que el cliente sabe para qué es la factura.Asegúrese de que el nombre de su empresa sea claro, así como su dirección y número de teléfono. El cliente puede querer llamar a la compañía con preguntas sobre la factura, así que incluya un número de servicio al cliente si es posible también.
- Incluye la información del cliente. Es muy importante dejar en claro quién compró los bienes y servicios y se le solicita que pague. Asegúrese de incluir también la información del cliente y obtener buena información del cliente en la interfaz, para que no tenga que buscarla.
- También puede ser una buena idea legitimar el pedido incluyendo el nombre del contacto individual que realmente lo colocó o autorizó la compra en caso de que se trate de una empresa. También puede agregar el nombre de la persona de contacto de su empresa que tomó el pedido.
3 Considere agregar una nota personal. En última instancia, desea que el cliente vuelva para comprar más productos y servicios, por lo que podría considerar personalizar la factura.
- Algunas empresas agregan cuadros de mensaje en sus facturas donde pueden agradecer a los clientes por su patrocinio. Un estudio encontró que agregar "por favor" o "gracias" a una factura aumenta las posibilidades de pago en un 5 por ciento.^[7]
- Un simple, gracias por su negocio o agradecemos la oportunidad de ayudarlo a recorrer un largo camino para establecer buenas conexiones con los clientes.
- En ocasiones, las empresas utilizan un cuadro de mensaje de factura para anotar información importante sobre la cuenta de un cliente o para incluir detalles promocionales.
4 Ponga el marco de tiempo para el pago en la factura. Preferiblemente, incluya esto en letras en negrita o en letras offset para que sea difícil pasar por alto. Por lo general, las ventanas de pago son de 30, 60 o 90 días.
- Deje en claro cómo el cliente debe realizar el pago, dónde enviarlo y a quién debe enviarlo. Desea incluir todos los detalles que un cliente usaría como excusa para no pagar.
- Intente evitar usar las palabras "al recibir" cuando solicite el pago en un período de tiempo determinado. Algunos clientes pueden reclamar que no recibieron la factura. Proporcione la fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios. Fecha de la factura con la fecha de envío.
- Incluya algo así como "el pago se debe realizar dentro de los 30 días". Acepte las condiciones de pago antes de entregar el producto o servicio.

Parte tres de tres:
Aumentando las oportunidades Clientes pagan la factura

1 Considera la entrega electrónica. Es posible en estos días para entregar facturas electrónicamente, así como en copia impresa. Algunos clientes lo prefieren y puede generar más pagos.
- Algunos estudios han encontrado que las empresas reciben el pago más rápido si envían facturas en línea. Los pagos electrónicos también pueden ahorrarle dinero al reducir los costos de papel y ayudan a eliminar el fraude que puede asociarse con los cheques en papel.
- Algunas compañías permiten que los clientes elijan. Los pagos electrónicos no funcionarán para algunos clientes, como aquellos con problemas de visión o que no saben cómo usar computadoras, así que brinde opciones a los clientes.
- Los pagos electrónicos también son convenientes para algunos clientes, que pueden no tener tiempo para comprar estampillas, ir a la oficina de correos o tratar con facturas en papel. También es más difícil para ellos argumentar que nunca recibieron la factura.
2 Considere cobrar cargos por mora o intereses. Si aún no lo hace, una de las formas en que puede obligar a los clientes a pagar es cobrar intereses por pagos atrasados o cobrar cargos por pagos atrasados.
- Los clientes pueden priorizar las facturas que cobran intereses y las tarifas atrasadas sobre las que no lo hacen, enviando su factura a la parte superior de su pila de pagos.
- Sea extremadamente claro en la factura (y en el frente en el momento de la compra) cuánto cobrará en interés o en recargos por pago tardío y cuándo.
- Por ejemplo, puede informar al cliente que se le cobrará una comisión de interés del 2 por ciento por mes en pagos atrasados. Verifique con las leyes y regulaciones en su área sobre el cobro de intereses.
3 Ofrecer incentivos. Es posible motivar a los clientes a pagar sus facturas mediante el uso de refuerzos negativos (como los cargos por intereses o cargos por pagos atrasados), pero también es posible alentarlos a hacerlo mediante el refuerzo positivo.
- Por ejemplo, la factura podría incluir un descuento de 1 o 2 por ciento en el pago total si el cliente paga anticipadamente (especifique el marco de tiempo con mucha claridad). Ofrezca cosas tales como certificados de regalo, mercadería, créditos o futuros descuentos en productos si el cliente paga por un cierto período de tiempo.
- Los incentivos positivos ayudan a generar lealtad a la marca y sentimientos positivos en los clientes. Tenga en cuenta que a nadie le gusta recibir una factura por correo y, en última instancia, desea que el cliente compre nuevamente.
- Algunas veces, las empresas ofrecen a los clientes arreglos anticipados para hacerse cargo de la cantidad, ya que puede ser mejor que no obtener nada. Asegúrese de que el cliente haya recibido realmente la factura marcando en la dirección del cliente.
4 Determine el riesgo de impago del cliente. Antes de proporcionar bienes y servicios a un cliente por adelantado, determine si es probable que el cliente pague.
- Exija efectivo por adelantado a las personas que están en riesgo de no pagar. Algunos factores a considerar son si el cliente tiene un patrón de larga data de pago de facturas de manera oportuna.
- ¿Qué tan grande es el cliente? Esto puede funcionar en ambos sentidos. Si la compañía con la que está negociando es muy grande, es más probable que pague sus cuentas. Sin embargo, el riesgo de pérdida para usted es mayor si la compañía no paga.
- Determine cuánto riesgo puede permitirse y si está en condiciones de arriesgarse con un cliente más arriesgado. Considere si está cultivando al cliente a largo plazo o si es probable que sea una venta de una sola vez.