Si está abrumado con las tareas diarias, un programa es una excelente manera de ser más productivo, eficiente y organizado. Experimente con el uso de un bloc de notas, un planificador o una aplicación para estructurar su tiempo, y quédese con el método que funcione mejor para usted. Asegúrese de establecer expectativas razonables y lograr un equilibrio entre sus responsabilidades y el tiempo libre. Para mantenerse en el buen camino, haga que planificar su cronograma sea parte de su rutina, y recompénsese cada vez que cruce una tarea fuera de su lista.

Parte uno de tres:
Creando tu horario

  1. 1 Haz un seguimiento de cuánto tiempo te lleva realizar actividades rutinarias. Mantenga un registro de cuánto tiempo lleva prepararse en la mañana, comer, lavar la ropa, ir de compras, responder correos electrónicos, hacer la tarea y completar otras tareas rutinarias. Haga un seguimiento de estos tiempos durante aproximadamente una semana en una aplicación de bloc de notas, hoja de cálculo o bloc de notas.[1]
    • El seguimiento de su rutina en el transcurso de una semana le ayudará a estimar con precisión cuánto tiempo debe presupuestar para tareas específicas.
    • Además, puede encontrar formas en que puede ser más productivo. Por ejemplo, puede haber pasado 10 horas jugando un videojuego y debería haber pasado más tiempo estudiando.
  2. 2 Experimenta con el uso de un bloc de notas, un planificador y aplicaciones de programación. Juegue con diferentes métodos escritos y digitales cuando comience a hacer su primer horario. Si desea comenzar con una lista en blanco, intente utilizar un bloc de notas o una aplicación de bloc de notas. Si desea una cuadrícula preparada con fechas y franjas horarias, vaya con una agenda o aplicación de calendario.[2]
    • Elija un método que se adapte a sus preferencias personales. Si odias lidiar con el papel, utiliza una aplicación. Si escribir a mano lo ayuda a mantenerse en el buen camino, vaya con un lápiz y un bloc.
    • Obtendrá una idea de sus gustos y disgustos a medida que utiliza su horario. Cuando encuentre el método correcto, quédese con él. Mantenga todas sus tareas organizadas en 1 lugar, ya sea un cuaderno, planificador o aplicación.
  3. 3 Anote las fechas y los días de la semana, si es necesario. Si las fechas y los días de la semana no se incluyen automáticamente, llénelos en la parte superior de las páginas de su agenda. Dedique una página completa por 1 día para que pueda enfocarse en las tareas actuales y anotar las notas cuando sea necesario.[3]
    • Incluir el día de la semana lo ayuda a realizar un seguimiento de las actividades que ocurren en días específicos, como clases de música los lunes y miércoles.
    • Si está usando un bloc de notas en blanco, puede usar la página de la izquierda para un horario cronológico y escribir las prioridades diarias y otras notas en la página correcta.
  4. 4 Completa tus bloques de tiempo fijos. Las clases, las reuniones regulares y otras tareas fijas son el marco de su cronograma. Comience llenando bloques de tiempo fijos, como "8:30 a.m. - Introducción a la psicología" o "4:00 p.m. - Clase de yoga."[4]
    • Si está usando un cuaderno en blanco u hoja de cálculo, es útil llenar los intervalos de tiempo en intervalos de media hora en el lado izquierdo de la página. Deje 2 o 3 líneas entre cada intervalo de media hora para que tenga espacio para anotar puntos debajo de una tarea.
    • Si está utilizando un planificador o una aplicación de programación, probablemente ya tenga intervalos de tiempo.
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Parte 1 Prueba

¿Por qué debería hacer un seguimiento de cuánto tiempo le toma realizar actividades de rutina?

Parte dos de tres:
Estructurando tu tiempo

  1. 1 Haga una lista de tareas en una hoja de papel separada. Completar sus tareas fijas es fácil, pero estructurar el resto de su tiempo puede ser complicado. Comience anotando todo lo que tiene que lograr en una hoja de papel en blanco o en un documento nuevo en su teléfono o computadora. Priorice las tareas escribiendo un número o letra al lado de cada una.[5]
    • Por ejemplo, escriba 1 (o A) junto a sus tareas más importantes. Estas serán las tareas que escribirás primero en tu agenda. Escriba 2 (o B) al lado de sus tareas de prioridad media, y 3 (o C) junto a sus elementos de baja prioridad.
    • Cuando escribe una tarea en su agenda, puede marcar el nivel de prioridad junto a ella, o simplemente hacer un asterisco o un signo de exclamación junto a sus principales prioridades.
    • Si planifica su semana, haga una lista de sus tareas semanales. Escriba sus tareas diarias si planea un solo día.
  2. 2 Asigna las tareas más importantes durante los momentos en que estés más alerta. Complete su agenda comenzando con las tareas más importantes. Calcule cuánto tiempo llevará cada tarea y programe sus principales prioridades durante los momentos en que esté más alerta y libre de distracciones. Para llamar la atención sobre tareas de alta prioridad, dibuje asteriscos, subrayarlos o resaltarlos.[6]
    • Por ejemplo, si es más productivo por la mañana, programe proyectos de alta prioridad antes de la hora del almuerzo. Guarde la presentación en papel y elimine los correos electrónicos para más adelante en el día.
    • Haz tu mejor esfuerzo para establecer expectativas razonables. No intente exprimir la tarea o una reunión con un cliente en 30 minutos cuando sepa que una hora completa es más realista.
    • Después de ingresar los elementos más importantes, puede completar las tareas más pequeñas, como lavar la ropa o ir de compras.
  3. 3 Incluya detalles para recordar exactamente lo que debe hacer. A medida que completas tus tareas, incluye información específica para que no olvides lo que significa la entrada. Si anota taquigrafía, es posible que no recuerde lo que quiere decir con "Ir a reunión" o "Investigar".[7]
    • Si tiene que asistir a una reunión, incluya la hora, el lugar y quién asistirá. Es posible que también desee agregar viñetas en el tema de la reunión.
    • Tenga en cuenta que no desea escribir un ensayo para cada tarea. Solo incluya los detalles necesarios que lo ayudarán a mantenerse en el buen camino.
  4. 4 Incluye tiempos de inicio y finalización para cada tarea. Ya sea que programe sus tareas en una aplicación o en un bloc de notas, las horas de inicio y fin lo ayudarán a mantener su día estructurado.Tendrás una mejor idea de cómo va tu día y dónde estarás en momentos específicos.[8]
    • Por ejemplo, es posible que deba preparar un bosquejo de 9:30 a.m. a 10:30 a.m., ir a clase de 11:00 a.m. a 12:15 p.m., almorzar a las 12:30 p.m., y tener una reunión del 1: 00 pm a 1:45 p.m.
    • Recuerde establecer expectativas razonables. Consulte el registro que guardó cuando hizo un seguimiento de su tiempo para estimar con precisión cuánto tiempo llevará una tarea.
  5. 5 Reserve tiempo para divertirse, pasar tiempo con la familia y relajarse. No puede ser 100% productivo durante todo el día, así que haga tiempo para sus seres queridos, pase el rato y diviértase. Si usted es el tipo de persona que se olvida de tomarse un descanso, incluidos los recordatorios para relajarse y divertirse, es especialmente importante.[9]
    • Por ejemplo, incluya entradas como, "Martes, 6:30 p.m. - Cenar con Sam y Phil (terminar en el trabajo a las 5:45!) "O" Sábado, 12:00 p.m. - Lleva a Joey al parque.
  6. 6 Deja alrededor del 25% de tu tiempo abierto. Llenar tu día con tareas consecutivas no deja espacio para revisiones. En su lugar, haga un presupuesto para lidiar con interrupciones o retrasos. Dejar por lo menos 15 minutos entre las tareas es una buena manera de trabajar un poco de margen de maniobra en sus planes.[10]
    • Si tiene que conducir a algún lugar, recuerde dejar 10 o 15 minutos adicionales en caso de encontrarse con tráfico.
    • Incluso si no llega tarde o se distrae, puede usar trozos de margen de maniobra para tomar descansos, hacer ejercicio o hacer un trabajo extra.
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Parte 2 Prueba

¿Cuál es la mejor manera de estructurar tu tiempo?

Parte tres de tres:
Cumplir con su horario

  1. 1 Establezca su horario a la misma hora todos los días. Si establece su horario a la misma hora todos los días, la planificación se convertirá en parte de su rutina diaria. Ya sea que revise su lista de tareas cuando toma su café de la mañana o lo hace la noche anterior, planifique su agenda con un ritual diario.[11]
    • Puede que le resulte útil planear su semana los domingos por la noche, luego hacer ajustes y organizar listas de tareas diarias cada noche o mañana.
  2. 2 Mantenga su agenda donde pueda verla. Ya sea un bloc de notas, un planificador o una aplicación, siempre tenga a mano su agenda. Si deja que se acumule polvo, es menos probable que se apegue a sus objetivos de gestión del tiempo.[12]
    • Si usa una aplicación, instálela y sincronice su cuenta en todos los dispositivos electrónicos que use. Intente usar un widget de escritorio o pantalla de inicio para asignar tareas a las pantallas principales de sus dispositivos electrónicos.
    • También es útil publicar una pizarra o calendario en su área de trabajo con información de un vistazo, como fechas clave y objetivos semanales.
  3. 3 Marque las tareas completadas para mantenerse motivado. Tan simple como suena, hacer una verificación después de una tarea completa es muy satisfactorio. Marcar una tarea completada puede darle una sensación de progreso y ayudarlo a tener una visión general de sus responsabilidades.[13]
    • No se preocupe si no completa todas sus tareas. Si algo se le escapa por las grietas hoy, revise su agenda y conviértala en la prioridad del mañana.
  4. 4 Recompénsese por realizar tareas. Cuando tiene algo que esperar, es más fácil completar tareas, especialmente aquellas que son tediosas o aburridas. Por ejemplo, si tiene un día completo de presentaciones, reuniones y fechas límite, recompénsese con descansos, un cono de helado u otro pequeño regalo.[14]
    • Además de pequeñas recompensas por completar tareas individuales, dese el mejor regalo después de un día productivo. Tome un baño largo y relajante, juegue videojuegos, vea una película o haga otra actividad que le guste más.
  5. 5 Use una aplicación de productividad para bloquear las distracciones. Si eres propenso a navegar por la web o navegar por las redes sociales, descarga una aplicación como StayFocused o Focusbar. Estas aplicaciones bloquean sitios web que te distraen durante los horarios que has designado para el trabajo.[15]
    • También es útil mantener su teléfono en su bolsillo o bolso en lugar de en su escritorio. Está ahí si lo necesita, pero mantenerlo fuera de la vista ayudará a mantener las distracciones fuera de la mente.
  6. 6 Programe tiempo libre regular para evitar el agotamiento. Un horario lleno y sin descansos es abrumador y lleva a la postergación. Además, no vas a tener un buen rendimiento si te haces perder el equilibrio. Dedique un tiempo libre para hacer que su carga de trabajo sea más manejable y para refrescar su cuerpo y mente.[16]
    • Por ejemplo, es genial usar un día de fin de semana para hacer las cosas en casa. Sin embargo, si corta el césped, se pone al día con la ropa y limpia la casa los sábados, tómese la mayor parte del domingo para relajarse.
    • Cada noche, haz tu mejor esfuerzo para programar al menos 1 o 2 horas para relajarte antes de acostarte. Use ese tiempo para leer un libro relajante, tomar un baño o escuchar música suave.
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Parte 3 Prueba

¿Por qué debería hacer su agenda a la misma hora todos los días?