Es conveniente registrar la actividad de su cuenta de cheques con un registro electrónico de cheques que cree utilizando Microsoft Excel. Puede personalizar su registro de cheques para categorizar los gastos, de modo que pueda hacer un seguimiento de dónde va su dinero y crear una fórmula que mantenga un saldo corriente de cuánto dinero hay en su cuenta. No solo es un proyecto útil, sino que también es lo suficientemente simple como para que los principiantes puedan usarlo para aprender algunos conceptos básicos de cómo usar Excel.

Parte uno de cinco:
Creando las Columnas

  1. 1 Familiarícese con Excel. Excel es un programa de software de hoja de cálculo que permite a los usuarios administrar datos y realizar cálculos con fórmulas. Las hojas de cálculo de Excel están organizadas por filas y columnas.[1]
    • Puede instalar una versión de escritorio de Excel en su Mac o PC. O bien, puede usar una aplicación en línea gratuita para su teléfono inteligente, tableta o computadora. Cada una de estas versiones funciona de forma un poco diferente.[2]
    • Excel ha existido durante muchos años, y cada año más o menos, Microsoft lanza una nueva versión actualizada. Cada una de estas versiones también funciona de forma un poco diferente.[3]
    • En Excel, las filas se ejecutan horizontalmente y se ordenan por número. Las columnas se ejecutan verticalmente y se ordenan por letra. Cada casilla donde una fila y una columna se intersecan se llama celda. La celda se nombra de acuerdo con su fila y columna. Por ejemplo, una celda en la quinta fila de la columna D se llama D5 (columna D, fila 5).[4]
    • Comprenda la diferencia entre una hoja de trabajo y un libro de trabajo en Excel. Una hoja de trabajo es una sola hoja de cálculo. Un libro de trabajo es un archivo de Excel que contiene una o más hojas de cálculo. Cada hoja de trabajo en un libro de Excel está en una pestaña separada. Por defecto, los nuevos libros de Excel tienen tres pestañas. Puede agregar más si es necesario.
    • Para hacer un registro de cheques básico, solo usa una sola pestaña.
    • Para crear una función para categorizar gastos en un registro de cheques, usará dos pestañas.
  2. 2 Abra una hoja de cálculo en blanco de Excel. La forma de abrir la hoja de cálculo varía según el tipo de computadora y el sistema operativo que esté utilizando.
    • En una PC con un sistema operativo anterior a Windows 7, comience haciendo clic en el menú de inicio en la esquina inferior izquierda de su escritorio. Desde el menú emergente, haga clic en Programas. Desde el siguiente menú emergente, haga clic en Microsoft Office. Luego haga clic en Microsoft Office Excel. En este punto, tendrá una hoja de cálculo Excel en blanco en su escritorio.[5]
    • En una PC con Windows 7 o posterior, haga clic en el ícono de Windows en la esquina inferior izquierda de su pantalla. Luego haga clic en el mosaico de Microsoft Excel para abrir Excel. Verá una página con sus archivos recientes enumerados a la izquierda y opciones de plantilla para documentos nuevos a la derecha. Haga clic en la primera opción de plantilla, Libro de trabajo en blanco, para abrir una nueva hoja de cálculo de Excel.
    • Para abrir Excel en una Mac, haga clic en Excel en el dock. Haga clic en "Archivo" en la barra de menú. Haga clic en "Abrir" y luego en "Nuevo". Esto lo llevará a una nueva hoja de cálculo en blanco.
  3. 3 Crear etiquetas de columna Use etiquetas que pueda encontrar en un registro ordinario de cheques en papel. Cree columnas para la fecha, número de cheque, beneficiario y una descripción o nota. Después de eso, cree columnas para los débitos (que son pagos o retiros), créditos (que son depósitos) y saldo restante.[6]
    • Ingrese la palabra "FECHA" en la celda B1 (columna B, fila 1). Aquí es donde ingresará la fecha de la transacción.
    • Mueva una celda a la derecha a la celda C1 (columna C, fila 1). Escriba "ITEM #". Aquí ingresará el número de cheque o el tipo de transacción, como "ATM" o "depósito".
    • Mueva una celda hacia la derecha a la celda D1 (columna D, fila 1). Escriba "PAGO". Esta es la persona a quien se hizo un cheque a pagar o a quien se pagó dinero.
    • Mueva una celda a la derecha de la celda E1 (columna E, fila 1). Escriba "DESCRIPCIÓN". Registre cualquier detalle que quiera recordar sobre la transacción.
    • Mueva una celda a la derecha de la celda F1 (columna F, fila 1). Escriba "DEBIT". Aquí es donde registra el dinero que sale de su cuenta, también conocido como flujo de salida.
    • Mueva una celda hacia la derecha a la celda G1 (columna G, fila 1). Escriba "CATEGORÍA DE GASTOS". Dejará esto en blanco por el momento. Las opciones para esta columna se crearán en un paso posterior.
    • Mueva una celda a la derecha a la celda H1 (columna H, fila 1). Escriba "CRÉDITO". Aquí es donde registra el dinero que ingresa en su cuenta, también conocido como flujo de entrada.
    • Mueva una celda a la derecha a la celda J1 (columna J, fila 1). Escriba "CATEGORÍA DE INGRESOS". Al igual que con la columna de categoría de gastos, las opciones para esta columna se crearán en un paso posterior.
    • Mueva una celda a la derecha de la celda K1 (columna K, fila 1). Escriba "BALANCE". Esta es la cantidad actual en su cuenta después de que se hayan registrado todas las transacciones.
  4. 4 Formato de etiquetas de columna. Para que las etiquetas de las columnas sean fáciles de leer, formatee para que estén en negrita y para que la fila de etiquetas de registro tenga un color de fondo diferente. Para hacer esto, primero selecciona el rango de celdas que desea formatear. Luego selecciona las opciones de formateo.[7]
    • Busque las opciones de formato en la pestaña "INICIO" de la cinta de la barra de herramientas. Cuando abre un nuevo libro, la pestaña "INICIO" está abierta por defecto.[8]
    • Seleccione la celda B1 (FECHA) y arrastre el cursor por todas las etiquetas, a través de la celda K1 (BALANCE).
    • En la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, haga clic en "B" para la opción de formateo en negrita.
    • Para cambiar el color del fondo, haga clic en el icono del cubo de pintura para ver la paleta desde la que puede seleccionar el color de fondo.
  5. 5 Cambiar el tamaño de algunas de las columnas. Es probable que el tamaño predeterminado de algunas de las columnas sea demasiado pequeño para contener los datos que colocará en ellas. Por ejemplo, las columnas "PAYEE" y "DESCRIPTION" podrían contener nombres largos o memos largos. Además, la columna A, que no tiene datos y es solo un espaciador, debe ser muy estrecha.[9]
    • Haga clic en el encabezado de la columna A para seleccionar la columna completa. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas en la cinta "INICIO", haga clic en el botón "FORMATO".En el menú desplegable, haga clic en "Ancho de columna". Ingrese el número 2 y haga clic en "Aceptar". Ahora, la columna A es muy estrecha.
    • Amplíe la columna D, "PAYEE". Seleccione la columna D haciendo clic en el encabezado. Desplace el cursor sobre el borde entre las columnas D y E. El cursor cambiará de la flecha al cursor de cambio de tamaño. El cursor de cambio de tamaño se parece a una cruz con flechas. Cuando vea el cursor de cambio de tamaño, haga clic con el botón izquierdo y arrastre el mouse hacia la derecha para que la columna sea lo más amplia que desee.
    • Repita el mismo procedimiento para ensanchar la columna E, "DESCRIPCIÓN".
  6. 6 Centre las etiquetas de registro. Seleccione la primera fila completa haciendo clic con el botón izquierdo en el número 1 en el borde izquierdo de la página. En la parte superior izquierda de la barra de herramientas en la cinta "HOME", haga clic en el botón de formateo "central". Esta acción centra todos los datos en las celdas seleccionadas. Notará que las etiquetas de las columnas ahora están centradas en sus celdas.[10]

Parte dos de cinco:
Formateo de las celdas

  1. 1 Ingrese algunos datos de prueba. Para ver los cambios de formato que realiza, ingrese cuatro filas de datos en las celdas. Comience con el saldo inicial y luego ingrese tres transacciones más.
    • En la celda B2, agregue una fecha para el saldo inicial, por ejemplo, 27/09/15. En la celda D2, que es la columna "PAGAR", escriba "Saldo inicial". En la celda K2, que es el "SALDO", ingrese la cantidad de dinero que tiene en su cuenta a la fecha que ingresó en la celda B2.
    • Agregue tres transacciones más. Intente tener una combinación de débitos (como cheques escritos o retiros en cajeros automáticos) y créditos (como depósitos).
    • Observe el formateo inconsistente de los números en las celdas. La columna de fecha se puede formatear para que diga "27/09/2015" o "27 de septiembre". Las columnas en las que ingresó cantidades en dólares pueden tener una cantidad incorrecta de puntos decimales. El formateo limpiará todo esto.[11]
  2. 2 Formatee las fechas. Haga que esta columna muestre las fechas de manera consistente. Excel proporciona diferentes opciones para formatear la fecha. Seleccione el que prefiera.[12]
    • Haga clic en el encabezado de la columna B, "FECHA". Esto selecciona toda la columna.
    • Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas". Aparecerá la ventana "Formato de celdas".
    • Seleccione la pestaña "Número". En "Categoría", seleccione "Fecha". Seleccione el formato que desea para la fecha y haga clic en "Aceptar" en la esquina inferior derecha de la ventana.
    • Mientras esta columna aún está resaltada, centre los datos en estas celdas haciendo clic en el icono "centro" en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas en la cinta "INICIO".
  3. 3 Formatee la columna "ARTÍCULO #". Los datos en esta columna deben estar centrados. Resalte toda la columna C haciendo clic en el encabezado de la columna. Haga clic en el ícono "centro". Observe los datos de prueba que ingresó en esta columna. Debería estar centrado en las celdas.[13]
    • Compruebe el formato de las columnas D y E, "PAYEE" y "DESCRIPTION". De forma predeterminada, Excel formatea las celdas para que los datos estén alineados a la izquierda. Esto debería funcionar bien para estas columnas. Verifique el tamaño de las columnas. Ahora que tiene algunos datos en estas celdas, ajuste el ancho de la columna para que las columnas sean más anchas o más angostas si es necesario.[14]
  4. 4 Formatee la moneda en las columnas F, H y K, "DEBITO", "CRÉDITO" y "SALDO ADELANTE"."La moneda debe tener 2 decimales. Puede elegir mostrar el signo de dólar si lo desea. También puede hacer que sus débitos aparezcan en letra roja si lo desea.
    • Seleccione la columna F. Haga clic derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas". Aparecerá la ventana "Formato de celdas". En la pestaña "Número", seleccione "Contabilidad". "Elija" 2 "en la opción" Lugares decimales ". Seleccione el signo de dólar en la opción "Símbolo".
    • Repita para las columnas H y K.
    • Para hacer que sus débitos aparezcan rojos, haga clic en el encabezado de la columna F para seleccionar la columna completa. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas". Cuando aparezca la ventana "Formato de celdas", seleccione la pestaña "Fuente". En esta pestaña, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la opción "Color". Desde la paleta, haz clic en rojo.

Parte tres de cinco:
Creando fórmulas

  1. 1 Crea una fórmula para calcular un saldo en ejecución. Inserte una fórmula en la columna K que hace los cálculos para calcular el saldo corriente. Tenga en cuenta que no necesita una fórmula en la celda K2. Aquí es donde ingresaste tu saldo de apertura.
    • Haga clic en la celda K3. Ahora haga clic en la barra de fórmulas en la parte superior de la hoja de cálculo. Aquí es donde escribirás la fórmula que indica a las células que realicen un cálculo. Escriba la fórmula = SUM (K2-F3 + H3). Esto le dice a la hoja de cálculo que tome nuestro saldo inicial (celda K2) y resta un débito si existe (celda F3) y agrega un crédito si existe (celda H3).[15]
    • Supongamos que su saldo inicial era de $ 200, y su primera entrada era un cheque que escribió por $ 35.00. Los $ 35.00 se registran como débito en la celda F3. La fórmula que ingresó en la celda H3 toma el saldo inicial y resta el débito, dejándole un saldo de $ 165.00.
  2. 2 Copia la formula Seleccione la celda K3. Haga clic derecho y seleccione "Copiar". Seleccione las celdas K4 y K5. Haga clic derecho y seleccione "Pegar". La fórmula ahora se copia en estas celdas. Debería ver que el saldo corriente se ha calculado en la columna K para todas las filas de datos de prueba que ingresó.
  3. 3 Crea una fórmula condicional para limpiar la columna de saldo en ejecución. Puede copiar la fórmula anterior en la celda K6. Pero como no ha ingresado ningún dato en esta fila, el saldo de la celda K5 también aparecerá en la celda K6. Para limpiar esto, cree una fórmula condicional que deje la celda en blanco si no se han ingresado transacciones, pero muestra un saldo si se han ingresado.
    • En la celda K6, ingrese la fórmula = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Esto le dice a Excel que si la celda B6, en la columna "FECHA", está en blanco, entonces la celda H6 debe estar en blanco. Pero si la celda B6 no está en blanco, entonces se debe calcular el saldo.[16]
  4. 4 Extienda la fórmula con Autocompletar. El Autocompletar rellena automáticamente las fórmulas en celdas adyacentes para que no tenga que ingresar la fórmula "BALANCE" una y otra vez.[17]
    • Encuentra el manejador de Autocompletar en la celda activa. Observe el pequeño y oscuro cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Desplácese sobre él y el cursor cambiará al cursor Autocompletar, que se ve como un signo más delgado.[18]
    • Haga clic en la celda K6. Desplácese sobre el controlador de Autocompletar y el cursor cambiará al signo más fino. Haga clic con el botón izquierdo y sostenga el controlador de Autocompletar. Arrastre el cursor hacia abajo a la celda K100 (columna K, fila 100).
    • La fórmula ahora se ha copiado en todas las celdas de la columna K hasta la fila 100. Los números de fila y columna en cada celda se han ajustado automáticamente para que la fórmula se calcule correctamente.[19]

Parte cuatro de cinco:
Agregar categorías

  1. 1 Categorizar transacciones Cree categorías de transacciones para realizar un seguimiento de cómo gasta su dinero y los tipos de ingresos. Las categorías pueden estar relacionadas con los impuestos a la renta, como los impuestos a la propiedad o las donaciones caritativas. También puede usar las categorías para crear gráficos y visualizar fácilmente la actividad financiera en su cuenta.
  2. 2 Crea una pestaña de "Categorías". Aquí es donde almacenará todas las posibles categorías de ingresos y gastos para su registro de cheques. Cambie el nombre de una de las pestañas en su libro de trabajo "Categorías". Haga doble clic en el título actual de la pestaña para resaltar el nombre. El nombre actual será algo así como "hoja2" o "hoja3". Cuando se resalta el nombre de la hoja, puede escribir el nuevo nombre de la pestaña. Escriba "Categorías".[20]
    • En la celda B4, escriba la palabra "Categorías". Formatee la celda para que tenga una fuente en negrita y cambie la alineación al centro.
  3. 3 Crea categorías de ingresos. En la celda B5, escriba "*** Ingresos ***". Piense en todas las categorías de ingresos que tiene o puede utilizar en el futuro. En la celda B6 y continuando hacia abajo, ingrese todas sus categorías de ingresos.
    • La categoría de ingresos más común sería "Salarios". Es posible que necesite varias categorías de salarios si tiene más de un trabajo.
    • Es posible que otras categorías de ingresos que desee incluir dependan de sus circunstancias financieras. Si posee acciones, cree una categoría para "Dividendos". Si recibe manutención infantil, cree una categoría para eso. Otras categorías para agregar incluyen "Ingresos por intereses", "Regalos" y "Varios".
  4. 4 Crear categorías de gastos Deje una celda en blanco debajo de su última categoría de ingresos. Mueva una celda hacia abajo y escriba "*** Gastos ***". Ingrese todas las categorías de gastos bajo este encabezado de sección.
    • Sea lo más amplio o angosto que desee con sus categorías de gastos. Las categorías de gastos pueden incluir "Hipoteca", "Alquiler", "Seguro", "Pago del automóvil", "Gas", "Electricidad", "Teléfono" y "Entretenimiento".
  5. 5 Nombre el rango de celdas que contiene sus categorías. Seleccione la celda B5. Resalte desde la celda B5 hasta el final de todas sus categorías de ingresos y gastos. Encuentra el cuadro de nombre de la celda en la esquina superior izquierda de la ventana. Está a la izquierda del cuadro de fórmula. Dirá "B5", que es el nombre de la primera celda en el rango resaltado. Haga clic en el cuadro del nombre de la celda y escriba "Categorías". Esto le da nombre al rango de celdas para que pueda usarlo en su registro de cheques.[21]
  6. 6 Use las categorías de gastos e ingresos en el registro de cheques. Regrese a la pestaña donde creó el registro de cheques. Ahora agregará menús desplegables a las columnas "CATEGORÍA DE GASTOS" y "CATEGORÍA DE INGRESOS" que creó.
    • En la pestaña de registro de cheques, seleccione la celda G2. Esta es la primera celda en la columna "CATEGORÍA DE GASTOS".
    • En la barra de herramientas, seleccione la cinta "DATA". Haga clic en el botón "Validación de datos". Seleccione "Validación de datos" en el menú desplegable. Esto abrirá la ventana de "Validación de datos".[22]
    • En la pestaña "Configuración" de la ventana "Validación de datos", busque el cuadro desplegable "Permitir". Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione "Lista". En "Fuente", ingrese "= Categorías". Haga clic en Aceptar.[23]
    • Ahora verá una pequeña flecha al lado de la celda G2. Haga clic en la flecha para ver la lista de categorías. Haga clic en la categoría apropiada para la transacción en esa fila.[24]
    • Usando Autocompletar, copie la fórmula de la celda G2 hasta la celda G100.
    • Vaya a la celda J2 para repetir el proceso en la columna "CATEGORÍA DE INGRESOS".

Parte cinco de cinco:
Protección de su registro de cheques

  1. 1 Bloquee las celdas con fórmulas y proteja la hoja de trabajo. Proteger la hoja de trabajo significa que los datos en las celdas bloqueadas no se pueden sobrescribir.De esta forma, no tiene que preocuparse por el cálculo incorrecto del reenvío porque la fórmula se cambió accidentalmente. También puede crear una contraseña para proteger aún más su registro de cheques de otros usuarios.[25] Solo asegúrese de que sea algo que le sea fácil recordar, o escríbalo en un lugar seguro; si olvida la contraseña, no podrá acceder a la hoja de trabajo.
  2. 2 Desbloquear celdas De forma predeterminada, una vez que una hoja de cálculo está protegida, todas las celdas se bloquean. Entonces, para comenzar, debe desbloquear las celdas en las que se ingresarán los datos incluso después de que la hoja de trabajo esté protegida.[26]
    • Seleccione las celdas B2 a J100. Esta es la totalidad de las celdas de todas las columnas del registro de cheques, excepto la última columna, K, que es la columna "BALANCE". Necesitará poder ingresar datos en estas celdas incluso después de que la hoja de trabajo esté protegida.
    • Haga clic derecho dentro del rango seleccionado de celdas. Seleccione "Formato de celdas".
    • En la ventana "Formato de celdas", seleccione la pestaña "Protección". Desmarque la casilla que dice "Bloqueado" y haga clic en Aceptar.
  3. 3 Active "Protección" para la hoja de trabajo. Una vez que se activa "Protección", significa que no se pueden sobrescribir todas las celdas que permanecieron bloqueadas, incluidas las celdas de la columna K, "BALANCE".[27]
    • Vaya a la cinta de "REVISIÓN" en la barra de herramientas. Haga clic en "Proteger hoja". Aparecerá la ventana "Proteger hoja".
    • Si desea proteger con contraseña su hoja de trabajo, agréguela aquí. Si no, deja este campo en blanco.
    • Haga clic en Aceptar. Su registro de cheques no está protegido.
  4. 4 Desproteja su hoja de trabajo para cambiar las celdas bloqueadas. Si decide cambiar las fórmulas en celdas bloqueadas, puede revertir este proceso. Vaya a la cinta de "REVISIÓN" en la barra de herramientas. Haga clic en "Desproteger hoja". Aparecerá la ventana "Desproteger hoja". Haga clic en Aceptar.[28]