Organizar un espectáculo de caballos es un asunto muy detallado. Independientemente del nivel de su programa, la delegación y varios meses de planificación son esenciales. Organice a su personal y contrate funcionarios, y reserve un lugar que se adapte al alcance y el tamaño de su programa. Designe a una secretaria de programa para que se encargue de las tareas administrativas relacionadas con cualquier espectáculo ecuestre. La planificación de emergencias y la seguridad de humanos y caballos son las principales prioridades. Organice sus equipos de instalación y limpieza el día del evento y asegúrese de que todos estén preparados para manejar cualquier problema que surja.

Parte uno de seis:
Organizando el personal

  1. 1 Designar o contratar a un gerente de programa. El gerente del espectáculo es la persona responsable de la operación general del programa. Para espectáculos de nivel superior, los clubes o asociaciones afiliados a menudo requieren que los gerentes de espectáculos sean profesionales capacitados. Los eventos menos formales no son tan estrictos con respecto a los requisitos de capacitación.[1]
  2. 2 Nombra a una secretaria de programa Los espectáculos ecuestres implican una serie de tareas administrativas, desde el manejo de materiales de entrada hasta la organización de premios, números de respaldo y tarjetas de jueces. La secretaria del show debe ser una persona altamente organizada con un buen ojo para los detalles.[2]
    • También necesitarán asistentes para manejar tareas tales como registrar expositores el día del evento. Usted (o la secretaria) puede reclutar voluntarios de su club de 4-H u otra organización afiliada para cubrir estos puestos.
  3. 3 Seleccione un coordinador de seguridad. Para eventos pequeños, el gerente de espectáculos a menudo supervisa las precauciones de seguridad. Sin embargo, para eventos que atraen a cientos de personas (incluidos expositores y público en general), se debe nombrar un coordinador de seguridad que no tenga otros deberes.
    • Administrarán los certificados de salud, trabajarán con personal de emergencia, adquirirán seguro, vigilarán el clima, planificarán emergencias y se asegurarán de que los profesionales veterinarios estén de guardia.
  4. 4 Reunir un equipo de marketing. Lo más probable es que maneje marketing y promociones usando voluntarios. Haga que alguien con experiencia en diseño gráfico cree un comunicado de prensa y folletos. Otros pueden acercarse a las empresas locales para patrocinar el evento o hacer donaciones. También necesitará un equipo para publicar volantes en las escuelas de caballos, granjas y otros lugares relacionados.
  5. 5 Asigne asistentes voluntarios a la puerta, personal de cuadrilla y otros asistentes. La cantidad de voluntarios que necesitará dependerá del nivel de su programa. Los equipos de instalación y limpieza son absolutamente imprescindibles. Cualquier espectáculo requiere asistentes para asegurarse de que los asistentes públicos y los expositores se estacionen en áreas separadas. Si los obstáculos deben moverse durante el espectáculo, necesitarás un equipo de cuadrilla.
    • El público no debe estacionar cerca de donde los expositores montan sus remolques y guardan sus caballos. Si no se mantienen separados al público y a los caballos, puede aumentar el riesgo de accidentes.

Parte dos de seis:
Oficiales de contratación

  1. 1 Contrate a un juez calificado. Encuentre un juez apropiado para la competencia que está organizando. Consulte con su club 4-H o asociación de competencia, que publica listas de jueces calificados anualmente. Póngase en contacto con un juez, analice su organización y los detalles del programa, y ​​negocie el pago.[3]
    • También deberá cubrir los gastos de viaje y comida. Si el espectáculo es un evento de varios días, deberá proporcionar alojamiento en un hotel.
    • El juez a menudo diseña los diseños de los cursos, así que pídales que envíen los diseños y cualquier otro requisito con suficiente antelación al espectáculo.
  2. 2 Nombra o contrata a un locutor. Si el lugar tiene un sistema de PA, solo puede hacer que un voluntario de su club 4-H u otra organización actúe como locutor. Si no hay un sistema de PA, contrate a un locutor que pueda proporcionar su propio micrófono, altavoces y otro equipo de audio.[4]
  3. 3 Elige un administrador de terrenos, maestro de ceremonias y mayordomos. Dependiendo del tamaño y el alcance del espectáculo, necesitará un director de pista y un administrador de terrenos para supervisar las clases de expositores que entran y salen del ring. También supervisarán cualquier cambio de posición necesario de saltos y otros obstáculos.
    • Dependiendo del nivel de su competencia, es posible que deba contratar administradores profesionales para ayudar al juez. Su club o capítulo ecuestre 4-H puede ponerlo en contacto con profesionales si se requiere personal con licencia.
    • Si está planeando un espectáculo menos formal, puede designar voluntarios para administrar el anillo.

Parte tres de seis:
Administrar las instalaciones

  1. 1 Elija un lugar que pueda acomodar su espectáculo. Para espectáculos más grandes, reserve un lugar de exhibición de caballos con asientos adecuados, mucho espacio para los remolques de los exhibidores y el estacionamiento público y los baños. Si está organizando un espectáculo más pequeño en su granja o uno propiedad de un miembro de su club, tendrá que alquilar gradas, sillas plegables u otros asientos. También necesitarás alquilar baños portátiles.[5]
    • Los locales de caballos suelen tener obstáculos, pero deberá asegurarse de que sean adecuados para su competencia específica.
  2. 2 Adquiera saltos, obstáculos y otros equipos si es necesario. Si su lugar de reunión no ofrece los obstáculos adecuados, o si está organizando el espectáculo en su granja, tendrá que alquilar o comprar el equipo necesario. Busque en línea para encontrar una compañía de suministros en su área.[6]
    • Si el lugar no proporciona un tractor para arrastrar el equipo, tendrá que alquilar uno o buscar un miembro de su organización que pueda proporcionar uno.
    • Trabaje con el juez si necesita ayuda para decidir qué equipo necesita.
  3. 3 Establezca un stand de concesiones. Un puesto de concesiones mantendrá llenos los estómagos de sus invitados y es una excelente oportunidad para recaudar fondos. Si el lugar no tiene un puesto de concesiones designado, instale mesas, una parrilla y refrigeradores. Designe a los voluntarios para que trabajen en la parrilla y manejen las transacciones.[7]
    • Para ahorrar en su presupuesto de alimentos, solicite a los restaurantes locales y tiendas de abarrotes que hagan donaciones.Póngase en contacto con ellos con meses de antelación para que puedan encajar en su asignación de donaciones caritativas.

Parte cuatro de seis:
Completando deberes clericales

  1. 1 Distribuya los requisitos de entrada y procese formularios y tarifas. Envíe los requisitos de entrada a las escuelas locales de caballos, clubes y granjas con suficiente antelación al espectáculo. La secretaria será la persona indicada para procesar formularios de inscripción y tarifas. También usarán los formularios de entrada para compilar una lista de clase o una lista de expositores organizados por grupos de edad y de eventos.
  2. 2 Ordene cintas, trofeos, números de espalda, insignias y tarjetas de jueces. La secretaria también deberá solicitar el equipo y los materiales necesarios antes del espectáculo. Proporcione un mínimo de varias semanas para el envío, de modo que haya margen de maniobra en caso de retraso.[8]
    • No le gustaría que un expositor compita sin un número o que presente un premio sin tener una cinta.
  3. 3 Obtenga empresas locales para patrocinar el evento. Los patrocinios son otra buena oportunidad para recaudar fondos. Póngase en contacto con las empresas locales (las empresas relacionadas con caballos pueden ser de particular interés) para que sus nombres se publiquen en la lista de la clase o se anuncien en el evento.[9]
  4. 4 Promueva el espectáculo con clubes locales, granjas y medios de comunicación. Cree un comunicado de prensa que incluya los detalles del programa, información de contacto e información sobre su organización, y envíelo a los periódicos y canales de noticias locales. Publicar volantes en empresas locales, granjas y clubes de caballos. Crea un evento en Facebook y haz que tu personal comparta el evento en sus redes sociales.[10]

Parte cinco de seis:
Manejo de preocupaciones de seguridad

  1. 1 Decida si necesita personal de emergencia en la feria. Si su programa está afiliado a una asociación ecuestre, averigüe si requieren que haya personal médico presente. Para eventos pequeños, especialmente aquellos cerca de un hospital, un equipo de emergencia generalmente no es necesario. Si espera que asistan cientos de personas, es sensato tener un equipo de ambulancias y respuesta de emergencia en el terreno.
    • Tenga en cuenta que deberá incluir las tarifas de personal de emergencia en su presupuesto.
    • Si no tiene personal de emergencia presente, comuníquese con los servicios de emergencia locales antes del evento para que estén disponibles. Recomiéndeles que no usen sirenas y luces en caso de emergencia, ya que pueden asustar a los caballos.
  2. 2 Compra de cobertura de seguro de eventos. Es posible que deba comprar un seguro de eventos, según las leyes locales, la sede y las asociaciones afiliadas. Incluso si no se lo requiere, es aconsejable asegurar su programa si es posible.
    • Los requisitos mínimos de seguro dependerán del tamaño de su evento, su ubicación y los requisitos de su sede y organización. Por ejemplo, la USEF (Federación Ecuestre de los Estados Unidos) requiere un mínimo de $ 1,000,000 de cobertura de responsabilidad civil de terceros y $ 50,000 en equipo y propiedad.[11]
  3. 3 Contrate a un oficial de policía fuera de servicio u otro tipo de seguridad. Su seguro, ordenanzas locales u organización afiliada pueden requerir que contrate seguridad para su evento. Póngase en contacto con su departamento local de policía o sheriff para configurar el servicio de seguridad fuera de servicio.[12]
    • Si no está obligado a tener un oficial fuera de servicio, podría contratar guardias de seguridad civiles privados. Si bien suelen ser una opción más asequible, tenga en cuenta que los guardias de seguridad privados a menudo no tienen tanto entrenamiento y experiencia.
  4. 4 Exigir que los expositores envíen certificados de salud. Sus expositores deben presentar certificados de salud actuales para demostrar que sus caballos gozan de buena salud. Deben presentar prueba de vacunación contra la rabia y una prueba de Coggins negativa.[13]
    • Asegúrese de anotar esto en sus requisitos de ingreso.
  5. 5 Tener un herrador y veterinario presente o de guardia. Para espectáculos más grandes, un herrador o especialista en calzado, y un veterinario equino deben instalar estaciones en el terreno. Su asociación podría requerir su presencia. Si realiza un espectáculo más pequeño, tenga un herrador local y un veterinario en caso de problemas.[14]
  6. 6 Monitorear los pronósticos del clima. La lluvia ligera no interferirá con algunos eventos de competición, pero las tormentas y los rayos apagarán tu espectáculo. El coordinador de seguridad debe controlar los pronósticos previos al espectáculo. Si hay alguna posibilidad de inclemencias climáticas, deben hacer un seguimiento de las tormentas usando una aplicación móvil de radar o una radio meteorológica.[15]
    • Programar una fecha de lluvia es sabio si has reservado un lugar al aire libre.
  7. 7 Inspeccione los terrenos por peligros de seguridad. Varios días antes del evento, verifique el anillo, los puestos, los lotes y otros lugares para ver si hay algo que pueda poner en peligro a los caballos o a los asistentes. Los ejemplos incluyen agujeros, rocas, objetos punzantes y vallas rotas. Trabaja con el lugar para corregir cualquier problema que detectes.
    • Haga otra comprobación doble el día antes del evento.

Parte seis de seis:
Ejecutando el Show

  1. 1 Configure el equipo y las estaciones con anticipación. Coloque saltos y otros obstáculos la noche antes del evento. La mañana del evento, configure las tablas de registro, o donde los expositores reciben sus números de respaldo, listas de clases y premios, y otra información. Configure el puesto de concesiones, refrigeradores y parrilla unas horas antes del evento.
    • La mañana del evento, tenga un equipo disponible para recibir y configurar asientos, baños portátiles y otros equipos que haya alquilado.
  2. 2 Mantenga una reunión de personal al menos media hora antes del espectáculo. Arme el comité y asegúrese de que las tareas de configuración hayan sido completadas. Ejecutar a través de la orden del espectáculo de ceremonias de apertura y eventos individuales a la presentación de premios. Revise los planes de seguridad, las ubicaciones del personal de emergencia y veterinario, y qué áreas están designadas solo para los exhibidores.
  3. 3 Llevar a cabo el espectáculo y abordar cualquier problema que surja. ¡El momento finalmente ha llegado! Realice ceremonias de apertura y eventos individuales, y presente premios cuando se anoten los puntajes. Esté disponible para manejar los problemas del juez que necesita un descanso en el baño para un miembro de la audiencia que se desmaya.
  4. 4 Destruye las instalaciones. Cuando termine el espectáculo, los expositores cargarán sus remolques y los invitados llegarán a sus automóviles. Limpie la basura, descomponga las tablas y gestione la devolución de obstáculos, tractores, graderías y otros equipos alquilados. Si el lugar tiene personal disponible, trabaje con ellos para devolver el espacio a sus condiciones normales.[16]
  5. 5 Evaluar la operación del show. Identifique maneras de hacer que cualquier futuro muestre que planea aún mejor. Verifique los gastos y los ingresos del programa, y ​​busque maneras en que podría ser más rentable en el futuro. Hable con todos los miembros del personal sobre lo que funcionó bien y lo que necesita mejorarse. Haga preguntas como:[17]
    • ¿Hubo algún contratiempo operativo? ¿Fueron suaves las transiciones entre eventos individuales?
    • ¿Fue el show completamente dotado de personal? ¿Con exceso de personal?
    • ¿Las entradas de los expositores y la asistencia del público estuvieron en línea con las expectativas? ¿Podría el programa haberse beneficiado de más publicidad?