Es difícil hacer el trabajo, cumplir con los plazos y ser productivo si no tienes buenas habilidades de gestión del tiempo. Afortunadamente, estas son habilidades en las que puedes trabajar y mejorar. La base de una buena administración del tiempo incluye la organización y la preparación para el éxito.

Método uno de tres:
Encontrar las áreas que necesitan mejoras

  1. 1 Mantenga un diario de tiempo. Quizás se pregunte dónde pasa todo su tiempo cada día. Lleve un cuaderno y escriba todo lo que hace y por cuánto tiempo. Puede que se sorprenda de cómo pasa su tiempo. Se honesto cuando hagas esto.
    • Trate de llevar un diario por lo menos durante unos días para obtener una buena idea de cómo suele pasar el día. Por ejemplo, ir a una cena de cumpleaños o una cita con el médico no es una tarea cotidiana para usted y podría suspender su cronograma.
  2. 2 Escriba todas las formas en que pierde el tiempo. Hay muchas maneras en que puedes perder tiempo. ¿Pasas mucho tiempo en las redes sociales? ¿Pasas el rato con tus amigos cuando deberías estar haciendo otras cosas? ¿Pasas horas delante del televisor?
    • Es importante que te conozcas a ti mismo y a tus hábitos para que puedas hacer cambios.
    • Mire a través de su inventario de tiempo y vea las áreas que puede recortar.
  3. 3 Determine por qué posterga. En lugar de molestarte porque estás suspendiendo una tarea, trata de descubrir las razones de tu postergación. Piense en procrastinar como un síntoma de un problema mayor y trate de llegar a la raíz del problema. ¿Tienes miedo de hacer la tarea? ¿Estás cansado? ¿La tarea es aburrida? ¿Es la tarea demasiado fácil o demasiado difícil?[1][2]
    • Si la tarea es demasiado fácil, ofrézcase pequeñas recompensas por completar cada paso.
    • Si la tarea es demasiado difícil, los plazos y los pasos pequeños son la mejor manera de abordarla.
    • Considere la cantidad de tiempo que dedica a postergar también cuando hace su diario de tiempo.

Método dos de tres:
Organizarse

  1. 1 Hacer listas. Haga listas de todo lo que planea hacer ese día o esa semana. Una vez que haya terminado, cruce esas cosas para que se sienta alentado y motivado. Su lista debe ser realista y alcanzable. Si hace una lista de 20 elementos pero solo logra 5 elementos en su lista, sentirá que no hizo nada.[3]
    • Dé prioridad a sus tareas para que sepa qué es lo más importante y debe completarse primero.
    • Si su lista es demasiado larga, intente tener listas separadas para diferentes áreas de su vida, como personal, escuela / trabajo y hogar.
    • Las personas suelen ser más productivas por la mañana. Intente completar una tarea más difícil de su lista por la mañana y luego maneje los otros elementos en su lista. Te sentirás consumado y podrás llevar ese ímpetu al resto del día.
  2. 2 Tener fechas límite. Tu lista solo funciona si realmente la usas. Establecer plazos le hará rendir cuentas. Haz tu mejor esfuerzo para cumplir tus plazos. También asegúrese de establecer plazos realistas que consideren sus responsabilidades y otras obligaciones.[4]
    • Por ejemplo, si necesita programar algunas citas personales, pero estará atado a las reuniones durante el trabajo todo el día, una fecha límite realista sería programar todas las citas en los próximos días en lugar de al final de su ocupado día de trabajo.
    • Dese un margen de error al elegir una fecha límite. La fecha límite debe ser unos días antes de que su tarea tenga que finalizar.
  3. 3 Establecer recordatorios. Puede configurar alarmas en su teléfono, computadora o colocar recordatorios visuales de las cosas que debe hacer. Usa el método que funcione mejor para ti. También puede ser útil usar múltiples métodos. Tus recordatorios deben configurarse para la fecha límite final y cualquier mini fecha límite para mantenerte a tiempo.[5]
    • Por ejemplo, si tiene una tarea que debe completarse en 2 semanas, puede tener recordatorios establecidos el día 7, el día 10 y el día 14.
  4. 4 Haz uso de un calendario. Sistematice todas sus tareas diarias para que pueda administrar su tiempo de manera eficiente. Siempre revise su calendario al comienzo del día y realice los cambios necesarios para que conozca todas sus tareas del día. Asegúrese de que su calendario sea de fácil acceso y resalte todos los eventos importantes.
  5. 5 Planifique durante su tiempo de inactividad. Experimenta tiempo de inactividad a lo largo de su día. Puede usar ese tiempo para hacer una lista rápida o establecer sus prioridades para el día. Ir al trabajo o a la escuela es un momento ideal para hacer parte de esta planificación.[6]
    • Todo su tiempo de inactividad no debe dedicarse a la planificación y organización. Esto podría ser estresante y hacer más daño que bien.
    • Si tiene 10 minutos de inactividad, comience dedicando 2 o 3 minutos a organizarse.

Método tres de tres:
Ser productivo

  1. 1 No haga multitareas. Puede pensar que está haciendo más cosas si intenta hacer malabares con algunas cosas a la vez. Sin embargo, al hacer demasiadas cosas a la vez, nunca le das a una tarea tu enfoque y atención completos. Serás más eficiente si dedicas toda tu energía para completar una tarea antes de pasar a la siguiente.[7]
    • Por ejemplo, en lugar de responder correos electrónicos y devolver llamadas telefónicas al mismo tiempo; responda todos sus correos electrónicos antes de hacer llamadas telefónicas.[8]
    • Cambiar de una tarea a otra es más trabajo para tu cerebro y ralentiza el proceso.
  2. 2 Delegue responsabilidades si puede. No puedes hacer todo tú mismo. Permitir que otra persona se ocupe de algo te permite dedicarte a otra tarea sin dejar de hacer todo. Asegúrese de delegar a alguien que sea confiable y confiable. No quiere perder el tiempo preocupándose si la persona hará las cosas.[9]
    • Recuerde que delegar es un signo de fortaleza e inteligencia, no de debilidad.
  3. 3 Deshazte de las distracciones. Completará una tarea más rápidamente si puede prestarle toda su atención.Desactive cualquier distracción, como notificaciones por correo electrónico, su teléfono, televisión o redes sociales. Reserve tiempo cuando no quiera que lo molesten y no aborde ninguna interrupción a menos que sea necesario.[10]
    • Por ejemplo, si planea escribir o leer algo durante 45 minutos, no responda su teléfono ni responda ningún correo electrónico durante este tiempo. Si apaga las notificaciones, ni siquiera se dará cuenta de que las personas están tratando de ponerse en contacto con usted. Una vez que hayan transcurrido los 45 minutos, puede consultar su correo electrónico.
    • Las redes sociales son una gran distracción. Programe tiempo de redes sociales durante todo el día y manténgase alejado de él a menos que sea durante un bloqueo horario programado.
  4. 4 Tomar descansos. No puede trabajar o ser productivo las 24 horas del día. Programe descansos a lo largo de su día. Un descanso le permitirá recargar y volver a una tarea con una nueva perspectiva.[11] Durante un descanso programado, usted puede:
    • Obtener en las redes sociales
    • Llamar a un amigo
    • Dar un paseo
    • Medita o haz algo de estiramiento
    • Intenta hacer algo en tu descanso que no esté relacionado con tu tarea.
  5. 5 Date incentivos. Al comienzo de una tarea que realmente no tiene ganas de hacer, prometerse una recompensa al final. Por ejemplo, si tiene una tarea de escritura que debe completar pero no está de ánimo para hacerlo, permítase utilizar Instagram durante media hora o menos una vez que haya terminado con la tarea.[12]
    • Asegúrate de que tu recompensa sea algo que realmente disfrutes.
    • Su recompensa nunca debe causar un revés o hacer que se salga de la pista.
  6. 6 Evite la sobre-programación. Es fácil asumir más de lo que puede manejar o creer que puede realizar una tarea en un período de tiempo más corto. Intenta ser realista y programar solo aquellas cosas que crees que puedes lograr en un tiempo asignado. Además, trate de no tomar mucho trabajo adicional.[13]
    • Aprenda a decir "no" si ya está demasiado ocupado. Si no puede decir que no, sea honesto sobre sus limitaciones de tiempo. Por ejemplo, si alguien le pide que haga algo para el final del día, puede decir: "Estoy un poco sobrecargado ahora, pero puedo tenerlo para el final de mañana".
    • El exceso de programación también puede generar estrés. Cuando estás estresado, te vuelves menos productivo.
  7. 7 Evalúa tu horario Al final de cada día, eche un vistazo a su lista. Si no logró todo en su lista, ¿qué podría haber hecho de manera diferente? ¿Qué cosas hiciste bien? Ajuste su horario según su evaluación.
    • Tomará tiempo encontrar las mejores estrategias para ti. Tal vez los recordatorios telefónicos funcionan bien, pero la planificación durante el tiempo de inactividad te hace sentir muy estresado.