Kaizen se originó en Japón. Aproximadamente traducida, la palabra significa "buen cambio". Conceptualmente, es la práctica de la mejora continua, personal o profesionalmente. Kaizen es ampliamente utilizado en la administración y la industria como una palabra de moda para el proceso de guiar a los equipos hacia el desarrollo y la implementación de estrategias para el crecimiento y la mejora sostenida. Cualquiera que sea el contexto, los principales enfoques de kaizen son eliminar los desechos, o "muda", y aclarar un determinado proceso o actividad para obtener los mejores resultados posibles.[1]

Método uno de tres:
Siguiendo la Filosofía Kaizen

  1. 1 Dé pequeños pasos hacia adelante. La premisa más básica de la filosofía kaizen es instituir mejoras incrementales a lo largo del tiempo. Requiere un proceso continuo y colaborativo de mejoras graduales para optimizar la productividad, la eficiencia y / o la calidad.[2]
    • Esto significa que debe respetar el proceso y comprometerse con él a largo plazo. Kaizen funciona mejor cuando se adopta como un estilo de vida o cultura.
  2. 2 Enfóquese en procesos específicos y procesables. Es posible que se sienta abrumado por la visión general y la escala de los cambios generales que le gustaría hacer. Kaizen hace que todo el panorama general sea manejable al dividirlo en mejoras mensurables y específicas. Si lo hace, aumenta sus posibilidades de éxito a corto y largo plazo, así como su capacidad para medir sus éxitos en el camino.[3]
    • Por ejemplo, en lugar de tratar de hacer una revisión completa de su estrategia de ventas, puede centrarse en mejorar una cosa a la vez a través de un método específico, como aumentar las ventas a un grupo demográfico particular a través de aplicaciones de reorientación u ofertas especiales.
    • El cambio puede ser riesgoso y generar resistencia. Este enfoque puede ser especialmente útil en entornos colectivos porque les permite a todos "sumarse" a los cambios ya que no son alarmantes ni drásticos.
    • Esta filosofía también requiere que las personas se centren en los procesos en lugar de detenerse en los resultados. Si bien el objetivo final es mejorar los resultados, es más probable que llegue allí cuando se centra en cómo mejorar el proceso.
  3. 3 Elimine el desperdicio y el exceso. Una de las mejores maneras de mejorar un proceso dado, de acuerdo con Kaizen, es averiguar qué pasos puede seguir para reducir el tiempo perdido o los recursos asociados con él.[4]
    • Por ejemplo, si intenta mejorar su administración personal del tiempo, puede identificar las cosas en las que pasa más tiempo y evaluar cuánto valor agrega cada actividad a su vida y / o carrera. Si considera que la administración de sus correos electrónicos está ocupando demasiado tiempo en comparación con el valor que ofrecen, puede tomar medidas para garantizar que pase menos tiempo en su bandeja de entrada.
  4. 4 Tomar acción. Siguiendo los principios kaizen, debes dedicar tu energía mental a pensar acerca de cómo hacer algo, no a dar excusas sobre por qué no se puede lograr. Los principios le piden que haga lo que puede hacer ahora y que encuentre nuevas soluciones para aquellas cosas que tradicionalmente se han visto como imposibles de cambiar.[5]
    • Cuando se toman medidas para hacer cambios positivos, kaizen les pide a las personas que ignoren las limitaciones del pensamiento convencional o de status-quo. En cambio, debe abordar cada problema u objetivo en sus propios términos.
  5. 5 Aproveche sus recursos mentales. De acuerdo con la filosofía Kaizen, su recurso más importante para crear buenos cambios debería ser la sabiduría en lugar del dinero. Como estrategia, se centra en aprovechar la sabiduría colectiva frente a la implementación de un gran presupuesto para arreglar las cosas.[6]
    • La forma más fácil de hacerlo es reunir a sus compañeros o compañeros de trabajo para generar soluciones para problemas particulares que podrían implementarse de inmediato.
    • Por ejemplo, si está tratando de mejorar sus comunicaciones internas, podría trabajar en conjunto para crear listas de servidores internas, filtros, sistemas de etiquetado y / o protocolos que resolverían muchos de sus problemas sin depender de comprar software nuevo o contratando un consultor.
    • A largo plazo, es posible que deba hacer algunas inversiones monetarias, pero kaizen le ofrece la oportunidad de hacer el mejor uso de los recursos que ya tiene disponibles.

Método dos de tres:
Poniendo Kaizen en acción en tu vida personal

  1. 1 Seleccione un área personal para mejorar. Esto podría ser cualquier cosa, desde un mal hábito que desea abordar a un buen comportamiento que desea cultivar, una habilidad que desea desarrollar a algo que desea lograr. Una vez que tenga un objetivo en mente, puede comenzar a aplicar kaizen para lograrlo.[7]
    • Por ejemplo, es posible que desee mejorar su estado físico, dejar de fumar, enriquecer su vida social o dedicar su tiempo libre de manera más significativa o productiva.
  2. 2 Identifique tareas pequeñas y específicas que contribuirán a su objetivo. De nuevo, quiere acercarse a su objetivo un paso a la vez, así que comience por planear su primer paso. No trates de abordar todo lo que quieras cambiar a la vez; concéntrese en dividir su objetivo en acciones específicas y cuantificables que pueda tomar para mejorar.[8]
  3. 3 Prioriza tus acciones. Después de que haya enumerado todas las acciones posibles que podría tomar, es hora de decidir el orden en el que las perseguirá. La forma en que elija priorizar las tareas depende de usted.[9]
    • Si te sientes abrumado, comienza con la acción que será más fácil de implementar e ir desde allí. Si te sientes motivado, comienza con la acción que hará la mayor diferencia.
  4. 4 Crea una línea de tiempo para cada tarea. Desea que cada paso sea una acción que gradualmente desarrolle como un hábito. Por lo tanto, a medida que planifica, debe determinar una línea de tiempo para cada paso o acción que establece sus mejoras incrementales.[10]
    • Por ejemplo, si está tratando de dejar de fumar, cree un plan sobre cuánto reducirá su consumo de cigarrillos cada semana.
    • Si desea mejorar su estado físico, comience poco a poco subiendo las escaleras a su oficina todos los días en lugar de subir al ascensor. Una vez que hayas hecho esa rutina, puedes comenzar a ejercitarte durante 20 minutos dos veces por semana y aumentar gradualmente la duración, frecuencia y / o intensidad de tus entrenamientos.
  5. 5 Realizar un seguimiento de su progreso. Desea poder revisar su mejora con el tiempo, por lo que debe crear un sistema para registrarla.[11]
    • Como kaizen es una práctica diaria, un calendario es una buena herramienta para registrar y verificar su progreso. Simplemente escriba lo que hace hacia su objetivo todos los días. Otras opciones incluyen gráficos o listas de verificación para que pueda ver si se atiene a su plan.
    • Hacer un seguimiento de su progreso también le permitirá hacer ajustes según sea necesario. Recuerde, kaizen es un proceso continuo, por lo que deberá seguir planificando, actuando y ajustándose a medida que avanza. Si no obtiene los resultados que desea, es hora de cambiar el método.
  6. 6 Agrega pasos hasta que alcances tu objetivo. Una vez que haya optimizado un proceso o haya integrado con éxito una práctica en su vida, es hora de pasar al siguiente paso que ayudará a mejorar el conjunto.[12]

Método tres de tres:
Aplicando Kaizen en el lugar de trabajo

  1. 1 Identificar áreas para mejorar Es posible que desee centrarse en la satisfacción del cliente o del empleado, la calidad, la eficiencia o la productividad en departamentos, productos o servicios específicos. Haga una lista de todas las áreas en las que le gustaría ver cambios positivos, y luego elija una para comenzar.
    • Si no sabe por dónde empezar, busque una manera de priorizar sus objetivos. Por ejemplo, es posible que desee comenzar con las áreas que más afectan a sus clientes o con un área que tiene la mayor oportunidad de mejora inmediata.
  2. 2 Evaluar procesos de estado actual. Para enfocar su aplicación de los principios kaizen, necesitará tomarse el tiempo para documentar y evaluar los procesos de trabajo existentes. Esto debe incluir el registro de los pasos actualmente involucrados, el tiempo y los recursos requeridos para cada uno, y los resultados generales del proceso.[13]
    • Por ejemplo, si está evaluando un proceso de diseño, deberá documentar cada etapa del proceso, así como el personal, el tiempo, el equipo y los costos involucrados en cada etapa. También necesitaría tener las cifras de cuánto se produce y de cuánto se genera el beneficio del proceso actual.
    • Muchas empresas hacen esto a través del "mapeo de flujo de valor", que traza cada paso en un proceso y evalúa el valor y / o desperdicio generado por ese paso. Una vez que sepa cuán bien está funcionando cada paso, es más fácil identificar los lugares para mejorar.[14]
    • Cuanta más información, datos de entrada y datos tenga sobre cómo funciona actualmente un proceso y los resultados que produce, mejor posicionado estará para cambiarlo para mejor.
  3. 3 Establezca la visión para el estado futuro. Cuando tratas de hacer cambios en un área específica, es bueno tener una idea de dónde te gustaría ir. De esta forma, puedes identificar lagunas entre dónde estás y dónde te gustaría estar. Esos vacíos son precisamente donde debes implementar los principios kaizen.[15]
    • Por ejemplo, si intenta mejorar el servicio al cliente, puede observar que su estado actual para un tiempo promedio de respuesta a una consulta en línea es de 72 horas, mientras que su estado futuro requiere un tiempo de respuesta inferior a 24 horas.
  4. 4 Lluvia de ideas posibles soluciones. Una vez que haya establecido la información y la visión para un proceso objetivo, es hora de aprovechar a todas las personas asociadas con ese proceso para llegar a las posibles acciones que podrían tomar para mejorarlo. Tener muchas personas con diversas perspectivas involucradas en su sesión de lluvia de ideas aumentará sus posibilidades de generar una sólida gama de soluciones.
  5. 5 Planifique acciones específicas y mensurables para crear mejoras. Divida sus planes de mejora en una serie de pequeños cambios o pasos. Decidir sobre un marco de tiempo razonable para implementar cada cambio incremental.[16]
    • Por ejemplo, si está tratando de mejorar la calidad de un producto en particular, puede comenzar por mejorar el procesamiento de sus materiales centrales, luego trabajar en afilar el equipo de fabricación y luego mejorar los procedimientos para el control de calidad.
  6. 6 Implementa el "método 5S"."Uno de los planes de acción kaizen tradicionales para optimizar los procesos en el lugar de trabajo se llama el" método 5S "-" seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke "en japonés. Los pasos son: clasificar, enderezar, brillar, estandarizar y sostener. Es decir, resuelva lo que no es necesario, organice lo que queda, mantenga el proceso limpio y sin desperdicios, estandarice cómo funciona y continúe manteniendo y mejorando los estándares que ha establecido.[17]
    • Por ejemplo, si aplica esto a un proceso de fabricación, puede comenzar eliminando equipos innecesarios de su sitio de trabajo, asegurándose de que el resto del equipo esté organizado de manera lógica para los trabajadores y garantizando que exista una política de mantenimiento. en lugar de mantener su espacio recientemente organizado limpio y de alto funcionamiento. Luego, puede usar sus mejoras para designar un nuevo protocolo de fabricación que evalúe continuamente para detectar posibles ajustes y hacerlo más eficiente.
  7. 7 Haga que el proceso de planificación sea lo más inclusivo posible. Todos los que están involucrados en un proceso, independientemente de su rango, deberían participar en la planificación kaizen y la toma de decisiones. Esto asegura que las personas que conocen mejor el proceso están disponibles para ofrecer posibles mejoras.También significa que todos ya están "a bordo" cuando se trata de implementar cambios incrementales.[18]
  8. 8 Implemente el plan de acción y monitoree los resultados. Mantenga el proceso en buen camino asegurándose de que todos tengan un plan de trabajo actualizado o una lista de las actividades requeridas y el calendario de cada paso. Mida las mejoras a medida que avanza para verificar que el proceso esté funcionando.[19]
    • Por ejemplo, si aplica kaizen para hacer que un proceso de fabricación sea más eficiente, debe registrar cuánto tiempo se está ahorrando y cuántas unidades más se producen por hora. De esta forma, puede verificar que los cambios que se están implementando realmente estén conduciendo a las mejoras esperadas.
    • Kaizen exige una evaluación continua de un proceso. Una vez que haya realizado la primera ronda de mejoras, es hora de volver a hacer ajustes o ver qué otras acciones se pueden tomar para mejorar.