En el mundo de hoy, estamos constantemente bombardeados con la oferta (o expectativa) de hacer una cosa más. Si bien esto puede ser estimulante, también puede ser difícil averiguar cómo ajustar todo en su agenda. La mayoría de las personas de éxito se dan cuenta de que deben priorizar su tiempo y sus recursos para llevar una vida sana y equilibrada.

Parte uno de tres:
Categorizar sus proyectos y establecer metas

  1. 1 Proyectos de trabajo separados de proyectos en el hogar. Esta es una forma de establecer dos categorías generales para sus objetivos con bastante rapidez. Le permitirá analizar la cantidad de tiempo que desea dedicar a su hogar en comparación con la cantidad de tiempo que desea comprometerse para trabajar. De esta forma, organiza sus objetivos en general, y organiza sus objetivos profesionales y familiares en relación con los demás.
    • Puede incluir más categorías, por ejemplo, objetivos escolares, si corresponde. También puede separar las tareas urgentes de las no urgentes.[1]
  2. 2 Agrupe proyectos con tareas similares en conjunto. Una forma de hacer un buen uso de su tiempo es hacer proyectos similares juntos. Esto permite que algunas personas entren en un flujo de hacer una determinada tarea y lo hagan para todos los proyectos en los que están trabajando. Por ejemplo, si está buscando hacer un presupuesto para la remodelación de su dormitorio, puede continuar y revisar su plan general de presupuesto para el hogar. A partir de ahí, podría ponerse al día con la contabilidad que ha estado evitando en la oficina.
    • Esta estrategia puede no funcionar para aquellos que se queman por tareas repetitivas y necesitan un poco más de variedad. Si sabes que te aburrirías y lucharas con múltiples proyectos de presupuesto a la vez, esta no es la estrategia para ti.
  3. 3 Agrupe proyectos con resultados similares en conjunto. Los proyectos se inician principalmente con la esperanza de terminarlos. Generalmente hay algún tipo de recompensa personal o profesional adjunta a cada proyecto, ya sea un patio agradable, un aumento salarial o simplemente un agradecimiento. Agrupar proyectos según sus resultados es otra forma de priorizar en función de lo que necesita. Por ejemplo, si tiene dificultades financieras, puede mirar su lista y evitar proyectos que cuestan más, como construir un nuevo patio, mientras enfatiza proyectos que generan dinero, como un trabajo independiente.
    • Algunos proyectos tendrán más incentivos que otros proyectos. Por ejemplo, es posible que tenga un álbum de recortes de vacaciones que ha querido terminar durante meses y, al mismo tiempo, una pintura que desea hacer para el cumpleaños de un amigo. Piense en las consecuencias de no completar el álbum de recortes este fin de semana en lugar de no completar la pintura a tiempo para el cumpleaños de su amigo el lunes. Completar cualquiera de los proyectos sería gratificante, pero completar la pintura para que puedas presentarlo a tiempo y no sentirte culpable o decepcionar a tu amigo probablemente sea más gratificante.[2]
  4. 4 Establece metas SMART. El método SMART es una forma de evaluar sus objetivos y asegurarse de que sean razonables. Para utilizar este método, escriba su objetivo en detalle y luego haga las siguientes preguntas:[3]
    • ¿Mi objetivo es específico? Si tiene un objetivo claro ("Deseo perder 15 libras para fines de mayo haciendo dieta y entrenando cinco días a la semana") en lugar de un objetivo vago ("ponerse en forma"), tendrá más estructura en su proceso de priorización. Ser tan específico como sea posible ayudará a enfocar sus esfuerzos.
    • ¿Mi meta es mensurable? En otras palabras, establezca una forma de saber si ha progresado hacia su meta o la ha alcanzado. Si tu objetivo es perder 15 lbs. en dos meses, puede medir este objetivo pesándose cada semana y graficando su progreso. Un objetivo mensurable significa que sabes exactamente cuándo lo has logrado, cuando ves ese número en la báscula.
    • ¿Mi meta es alcanzable? Piense si tiene el tiempo y los recursos para alcanzar la meta. ¿tienes la capacidad y el impulso para trabajar hacia ello? Ambos son importantes. En algunos casos, la falta de capacidad se puede compensar con la unidad. Puede ir a aprender las habilidades necesarias para alcanzar su objetivo. En otros casos, por ejemplo, un maestro de 65 años que desea ser astronauta, las probabilidades podrían estar sólidamente en su contra.
    • ¿Mi objetivo es relevante? Pregúntate si esto es algo que realmente quieres y por qué lo quieres. ¿Te alcanzará este objetivo como individuo? ¿Realmente quieres convertirte en neurólogo o es algo que tu familia quiere para ti? ¿Funciona esto con sus otras metas, como tener una gran familia y viajar con frecuencia, o están en conflicto?
    • ¿Mi objetivo está limitado por el tiempo? Para mantenerse motivado, la mayoría de nosotros necesitamos plazos. Tienes que tener un cronograma para tu objetivo si quieres medir tu progreso y alcanzar tu meta. Puede ser útil dividir las metas a largo plazo en metas múltiples a corto plazo. Por ejemplo, antes de lograr su objetivo de convertirse en neurólogo, deberá pasar el MCAT®, ingresar a la escuela de medicina, obtener una residencia, etc. Planifique estos objetivos a corto plazo con tantos detalles como sus objetivos a largo plazo. , aplicando el método SMART a cada uno.

Parte dos de tres:
Evaluar cada proyecto

  1. 1 Haga una lista de todas sus tareas. Comience enumerando todos y cada uno de los proyectos y tareas que necesita completar en el período de tiempo especificado (por ejemplo, al final del día de trabajo). No pienses en cuánto tiempo está la lista o colocando algo en un orden específico. Solo hazlo todo en papel para que puedas comenzar a priorizar.[4]
  2. 2 Identifica cualquier proyecto urgente. Repase su lista y busque cualquier cosa que tenga prioridad sobre sus otras tareas. Por ejemplo, ¿tiene una reunión con un cliente al mediodía y aún no ha terminado su presentación? Si no tiene la presentación terminada, explotará sus posibilidades con el cliente e incluso puede dañar su reputación. Cualquier proyecto con una fecha límite inminente y consecuencias graves debe ir al principio de su lista.[5]
  3. 3 Encuentra tus proyectos importantes. Una vez que se hayan abordado los proyectos urgentes, es probable que desee centrarse en proyectos importantes o proyectos con el mayor valor. Hay muchas maneras de evaluar el valor: una forma es pensar en cuántas personas impacta este proyecto; a menudo, cuanta más gente participe, más importante es la tarea.[6] Preguntándose a sí mismo las consecuencias de no completar la tarea por el período de tiempo especificado es otra buena forma de evaluar su importancia, como lo es si necesita completar un proyecto antes de poder abordar otro.
    • Por ejemplo, si intenta priorizar entre editar un capítulo de su libro o ir a la tienda a comprar un nuevo enrutador para reparar su internet, ¿qué sucederá si no completa cada proyecto hoy? ¿Cuántas personas se verán afectadas si no termina su edición frente a la reparación de Internet? ¿Necesitas internet para terminar de editar tu capítulo? Tal vez tenga una fecha límite para enviar el capítulo a su agente antes de fin de hoy, pero no puede hacerlo a menos que primero arregle Internet. Ambas tareas son importantes, pero hacerse estas preguntas puede ayudar a aclarar qué debe hacer primero.
    • Otra consideración podría ser para quién es el proyecto: algo que normalmente podría ser una tarea de baja prioridad podría ser muy importante si es para el CEO de la empresa. Terminar un proyecto para un cliente generalmente es más importante que completar el trabajo interno para usted.
    • También puede considerar costos y ganancias involucradas. Cuando se piensa en las ganancias, no se debe solo al dinero. Esto podría significar que el proyecto liberará tiempo, generará dinero o aportará otros recursos de alguna manera. Piensa en lo que significará el éxito de cada proyecto y asegúrate de estar pensando en las ganancias de una manera realista.[7]
    • Considere la cantidad de riesgo involucrado. Aunque muchos proyectos parecen tener resultados fabulosos, debes considerar lo que podrías perder si el proyecto no llega a tener éxito. Mire todos los costos de un proyecto: dinero, tiempo, publicidad, etc. Esto mantendrá sus expectativas puestas en la tierra y lo guiarán hacia decisiones seguras.[8]
    • Clasifique sus tareas restantes en función de su importancia y avance hasta la lista.

Parte tres de tres:
Asignación de orden a su lista de proyectos

  1. 1 Mire los proyectos con la más alta prioridad en sus pasos de evaluación. Los pasos de evaluación son un buen comienzo para decidir qué proyectos serán de máxima prioridad, pero no pueden tomar la decisión solos. Confíe en sus instintos sobre lo que hace y cuándo lo hace. Volver a escribir su lista de proyectos que tiene la intención de hacer en el orden que clasificaron es un buen lugar para comenzar.[9]
  2. 2 Sepa cuándo decir "No."Es muy importante que comprenda cuánto puede asumir en cualquier momento. Permítase una cierta cantidad de tiempo / dinero / etc. para proyectos y atenerse a ella. Si te excedes demasiado, lo harás mal en la mayoría o en todos tus proyectos.[10]
  3. 3 Toma el esfuerzo en cuenta. Si tiene varios proyectos importantes y aún no puede priorizarlos, piense cuánto esfuerzo requerirá cada proyecto. Se recomienda comenzar con el proyecto que requerirá el mayor esfuerzo, pero esto no siempre funciona para todos. Puede sentirse más motivado si puede completar otra tarea importante que requiere menos tiempo y luego sumergirse en el proyecto más largo.[11] Solo asegúrese de tener suficiente tiempo para completar el proyecto más largo si primero hace el otro proyecto.
  4. 4 Compara proyectos por datos numéricos. El riesgo y el beneficio son buenas maneras de ver los proyectos, pero cualquiera de los dos puede llevarlo por mal camino. Una forma efectiva de priorizar muchos proyectos es observando la relación entre riesgo y beneficio. Un proyecto que tenga un gran rendimiento con poco riesgo involucrado debe ser una prioridad. Un proyecto que no arrojará ningún beneficio real, pero que podría causar problemas graves, debe retrasarse o posiblemente incluso reducirse por completo.[12]
  5. 5 Mire las comparaciones cara a cara. Si todavía está luchando por priorizar, puede ser útil tomar proyectos importantes y compararlos directamente. Hay varias opciones para comparaciones directas. Los métodos como el ranking forzado, las comparaciones pareadas y los géneros tipo q se pueden usar para observar los pros y los contras de un proyecto en la medida en que se relacionan con otro. La clasificación forzada suele aparecer por defecto si no se implementa ningún otro plan de priorización.[13]
    • Ranking forzado. Clasifique cada proyecto individualmente o en grupos. El proyecto mejor clasificado se realiza primero, y los proyectos se realizan por orden de rango hasta que estén completos o se quede sin tiempo u otros recursos. Este método no es el más eficiente si tiene demasiados proyectos, tiene que consultar a demasiadas personas sobre sus decisiones o está trabajando en problemas complejos.[14]
    • Comparaciones pareadas. Tome dos proyectos y compárelos uno al lado del otro. Una vez que elige un proyecto de alta prioridad y un proyecto de baja prioridad de los dos, puede traer un tercer proyecto y ver dónde se ubica (por encima de la alta prioridad, debajo de la baja prioridad o entre ellos). Esto tiende a romperse con demasiados proyectos, pero puede usar un enfoque de desempate para comparar más proyectos cuando sea necesario.[15]
    • Q-géneros. Haga que todos los involucrados en la priorización escriban los proyectos en tarjetas de índice separadas. Cada persona en el grupo separará los proyectos en pilas de prioridad muy alta, alta, media, baja y muy baja. Una vez que haya ordenado sus montones, compare y vea qué proyectos obtuvieron el puntaje más alto en general. Entonces, puede comenzar a trabajar en sus proyectos en consecuencia.[16]
  6. 6 Crea tu propia matriz de priorización. Una matriz de priorización es una forma de asignar valor a un conjunto de tareas. Si crea el suyo, puede decidir fácilmente qué factores considera más valiosos (dinero, facilidad, etc.).Asegúrese de asignar un valor numérico, o peso, a cada proyecto y un valor numérico, o escala de calificación, a cada uno de sus criterios de evaluación. El puntaje total de priorización para cada proyecto será el peso del proyecto multiplicado por el puntaje que recibió en la escala de calificación.[17]
    • Esto funciona muy bien para evaluar proyectos que tienen consideraciones distintas de las ganancias y los riesgos.
  7. 7 Considera todos los factores. A menudo habrá factores que no aparecen en la matriz de priorización o análisis de costos, como las preferencias personales. También hay factores que surgirán después de que haya terminado su sesión de planificación, como reuniones de emergencia o emergencias familiares. También debe tener en cuenta estos factores en su decisión, y seguir siendo lo suficientemente flexible como para cambiar sus prioridades en consecuencia.[18]