Si tiene una niñera a tiempo completo o parcial que trabaja en su hogar, es probable que le deba impuestos a su estado y al Servicio de Rentas Internas (IRS). Aunque pagar estos impuestos es una carga, definitivamente es mejor que recibir una gran multa por incumplimiento. Agilice el proceso de impuestos desde el principio manteniendo registros del salario de su niñera. Conviértase en un empleador reconocido por el IRS de inmediato y presente sus impuestos de acuerdo con los plazos. Si tiene suerte, incluso puede reclamar algunas exenciones impositivas para compensar parcialmente el impuesto a la niñera.

Método uno de tres:
Configurando el empleo de su niñera

  1. 1 Póngase en contacto con los funcionarios fiscales estatales o federales para averiguar qué cubre un "impuesto de niñera". Este impuesto se compone de pagos tanto a su gobierno estatal como federal. Una parte de estos impuestos será "impuestos a la renta", mientras que los impuestos a la seguridad social y Medicare (FICA) también están cubiertos.[1]
    • Algunos estados tampoco requieren la parte del impuesto sobre la renta del impuesto de niñera. Póngase en contacto con el Departamento de Finanzas y Administración de su estado para obtener más información. El sitio web del Servicio de Rentas Internas también proporciona una lista completa de contactos estatales.
  2. 2 Verifique la elegibilidad de su niñera para el empleo. Obtenga un formulario I-9 de su oficina local del IRS o solicite una copia digital a través del sitio web del IRS. Luego, lea los requisitos y obtenga la ayuda de su niñera para brindar toda la información. El formulario requerirá que su niñera le presente al menos 2 formas de documentos de identidad, como una tarjeta de seguro social, pasaporte o licencia de conducir.[2]
    • Si no verificas el estado de tu niñera, entonces podrías enfrentar multas por emplear a alguien ilegalmente. Protéjase completando un I-9 inmediatamente después de contratarlo.
  3. 3 Verifique si necesita cobertura de compensación laboral. No todos los estados requieren que obtenga esta cobertura para sus empleados, pero algunos sí lo hacen. Si la entidad tributaria de su estado descubre que no tiene la cobertura requerida, entonces pueden darle una multa bastante alta por incumplimiento. Aunque las primas de la cobertura de compensación pueden ser altas, la multa suele ser varias veces mayor.[3]
    • Puede hablar con su agente de seguros sobre la cobertura o puede discutirlo con la compañía que maneja la nómina de empleados.

Método dos de tres:
Presentando sus impuestos

  1. 1 Comuníquese con el IRS para obtener su número de identificación federal del empleador (FEIN). Este es uno de los primeros pasos que deberá seguir para pagar sus impuestos a la niñera. Vaya al sitio web del IRS para completar una solicitud en línea para un FEIN. Tendrá que proporcionar información sobre sus ingresos personales en el formulario de solicitud y todas las partes deben completarse en su totalidad antes de enviarlas.[4]
    • Después de enviar su solicitud, el sistema del IRS verificará la información que proporcionó. Luego, su FEIN se enviará a su correo electrónico de contacto. Este número permanecerá contigo mientras seas un empleador.
    • Tenga en cuenta que su número de Seguridad Social no es un sustituto de su número de identificación federal.
  2. 2 Verifique con el IRS y el estado los requisitos mínimos de ingresos. Si le paga a su niñera más de cierta cantidad en un año calendario, entonces le debe impuestos a la niñera. El límite mínimo para pagos de niñera varía cada año, así que asegúrese de verificar cada vez antes de la presentación.[5]
    • El monto estándar generalmente ronda los $ 2,000 por año calendario.
  3. 3 Pague sus impuestos de niñera por los plazos estatales y federales. Si no cumple con la fecha límite para enviar todos los formularios requeridos al IRS o al estado, entonces probablemente enfrentará una multa considerable. Los plazos cambian un poco de un año a otro, pero su documentación federal generalmente deberá enviarse antes de finales de enero. Póngase en contacto con las autoridades fiscales de su estado para conocer sus plazos.[6]
  4. 4 El estado del archivo se devuelve trimestralmente. Tendrá que presentar los impuestos federales solo una vez al año. Sin embargo, la mayoría de los estados requieren que registre las declaraciones del empleador trimestralmente, lo que significa que cada 3 meses. Algunos estados incluso requieren que ingrese la información fiscal del empleador todos los meses. Verifique con la autoridad tributaria de su estado, solo para estar seguro.
    • Si bien el gobierno federal solo exige que envíe una declaración una vez al año, aceptará pagos múltiples para un saldo fiscal futuro.
  5. 5 Pague a la niñera horas extras si trabajan más de 40 horas por semana. Como se considera que una niñera es un empleado estándar y no un residente, se supone que debe recibir tiempo y medio de pago por algo más que una semana laboral de tiempo completo de 40 horas. Si su niñera vive con usted, entonces las reglas pueden ser un poco más flexibles. Hable con la autoridad tributaria de su estado para ver si su niñera residente tiene derecho a pagar las horas extras.[7]
    • Este es uno de los requisitos de la Ley de Normas Justas de Trabajo.
  6. 6 Use una calculadora en línea de "impuesto a la niñera". Hay una serie de sitios web y aplicaciones en línea que le ayudarán a estimar el ingreso total de su niñera y cuánto debe en impuestos. La mayoría de estos sitios no prometen una precisión del 100%, por lo que deben usarse con precaución. Pero, le darán una idea de su carga tributaria.
    • Por ejemplo, los sitios web care.com y homeworksolutions.com ofrecen una calculadora de impuestos para niñeras.
  7. 7 Reclamar cualquier exención de impuestos. Como parte de sus impuestos, es posible que pueda reclamar una exención de impuestos para el cuidado infantil. Este descanso podría compensar algunos de los impuestos de niñera, e incluso los salarios, que pagó por el año. El monto total varía anualmente, pero sin duda vale la pena reclamarlo.[8]
    • Algunos empleadores también le permiten reservar dinero en una cuenta de gastos flexible para la atención de niñera. Estos son dólares antes de impuestos que puede usar para el cuidado de niños.
  8. 8 Contrate a una compañía o agente para preparar sus impuestos. Hacer un seguimiento de los salarios y archivar toda la documentación impositiva asociada con el impuesto de niñera puede ser abrumador.Por esa razón, muchas personas optan por externalizar esta carga a las empresas independientes. Hable con su asesor financiero o banco para obtener recomendaciones sobre expertos en pagos de hogares.

Método tres de tres:
Administrando el papeleo

  1. 1 Lleve un registro del salario bruto de su niñera. Sume las horas que su niñera trabaja para cada período de nómina y tome nota de este número en una hoja de cálculo, una aplicación o un registro en papel. Luego, tome este total por hora y multiplíquelo por el salario base por hora. El número que obtienes es el salario bruto de tu niñera para ese período de pago en particular.[9]
    • Por ejemplo, si su niñera trabaja 40 horas por semana y se le paga $ 14 por hora, el salario bruto por 2 semanas sería de $ 1,120.
  2. 2 Clasifique a su niñera como empleado para fines impositivos. Muchas personas cometen el error de poner a su niñera en la categoría de "contratista independiente" en sus impuestos. Este es un error que puede ser bastante costoso. De hecho, no necesita presentar el formulario 1099 de un contratista porque su niñera se considera un empleado tradicional.[10]
    • La presentación de impuestos que denota a su niñera como contratista califica como evasión de impuestos.
  3. 3 Proporcione un formulario W-2 para su niñera. Al final de cada año fiscal, deberá entregar o enviar a su niñera un formulario W-2 completo. Puede obtener un papel W-2 de una oficina del IRS o puede descargar una copia del sitio web del IRS. Tendrá que completar este formulario para mostrar el salario bruto de su niñera, así como los montos de todos los impuestos pagados. Su niñera necesitará tener este formulario a mano antes de poder presentar sus impuestos personales.[11]
  4. 4 Comprenda los beneficios de pagarle a su niñera ingresos imponibles. Puede ser tentador pagarle a su niñera por simplicidad para todas las partes. Sin embargo, pagar impuestos a la niñera lo hace elegible para exenciones de impuestos. Tampoco tendrá que preocuparse de que el estado o el IRS investiguen su historial tributario y encuentren problemas.