Organizar una exhibición de autos debería ser una experiencia divertida, pero para algunos, se convierte en una pesadilla de estrés. Este artículo está desarrollado para ayudar a guiar a personas que podrían ser promotores experimentados o anfitriones por primera vez.
Pasos
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1 Seleccione la fecha. La fecha de su evento puede parecer menor, pero podría afectar el número de espectadores y espectadores que asisten.
- Dependiendo de dónde se encuentre, elija un mes en el que el clima sea templado o cálido. La mayoría de los propietarios de autos muestran que no traerán sus vehículos en pleno invierno.
- Haga una búsqueda en línea e intente seleccionar una fecha en la que no haya demasiados eventos similares a su evento.
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2 Considera tu presupuesto. Determine de antemano cuánto puede gastar en el evento. Su presupuesto debe incluir su inversión, las tarifas estimadas de los proveedores, las tarifas de los patrocinadores y las ventas de boletos de rifa. También guiará muchos aspectos del evento. Los gastos que puede incurrir incluyen el lugar de su evento, permisos, seguro de eventos, trofeos, publicidad, volantes, entretenimiento (DJ, MC, etc.) y premios de rifa.
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3 Seleccione el lugar Seleccionar el lugar ideal puede ser tedioso a veces. Su presupuesto y el número previsto de participantes determinarán qué tipo de ubicación se requiere. Las ubicaciones interiores aumentarán el costo con la necesidad de personal adicional, seguridad, iluminación, aire acondicionado, etc.
- Los lugares interiores a menudo se usan para eventos nacionales más grandes. Las ubicaciones al aire libre pueden variar desde utilizar una pista de carreras, un parque o incluso hasta el estacionamiento de una escuela.
- En función del número de participantes anticipados para su evento automático, llame a nivel local para hablar sobre los precios. En algunos casos, las tiendas de automóviles patrocinarán el lugar para el evento. Las instalaciones deben tener estacionamiento apropiado, baños y ser accesibles para los vendedores de alimentos.
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4 Comercializa y promociona tu show. El aspecto más importante de la planificación de su exposición de automóviles o evento automotriz es la comercialización y promoción del evento.
- Crea o haz que un diseñador cree un volante para tu evento. El volante debe contener la siguiente información:
- Nombre del evento y anfitrión
- Fecha y hora del evento
- Lugar del evento
- Tipo de evento (es decir, Car Show, Racing, Classic Car Show, Imports, etc.)
- Clases de evaluación de autos, junto con premios, tarifas de inscripción e instrucciones de inscripción
- Información de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono, sitio web, etc.), lista o logotipo de patrocinadores y proveedores
- Cualquier descargo de responsabilidad
- Una vez que su folleto esté diseñado, busque una impresora localmente o en línea.
- Comience a promocionar el evento en línea y localmente, haga lo siguiente:
- Solicite a las tiendas automotrices de su ubicación que muestren sus folletos en sus mostradores.
- Crea un evento en Facebook y compártelo con tus amigos.
- Publique su evento en un sitio web de forma gratuita.
- Crea o haz que un diseñador cree un volante para tu evento. El volante debe contener la siguiente información:
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5 Configure su registro de participante. Algunos eventos permiten a los participantes registrarse previamente, mientras que otros solo permiten el registro el día del espectáculo. Permitir que los asistentes se preinscriban le proporciona al anfitrión algo de capital de trabajo y un indicador de cuántos participantes mostrarán su vehículo. El incentivo para el participante es una tarifa de inscripción con descuento.
- Si utiliza la preinscripción, configure una fecha de corte para asegurarse de que tiene suficiente tiempo para enviar la conformación electrónica y su documentación está en orden.
- El día del evento, asigne a una persona la responsabilidad de llevar un registro y manejar todas las preinscripciones. Cualquiera de los métodos requerirá un área de registro establecida en la entrada del evento. A cada vehículo se le debe proporcionar una tarjeta de ventana con su nombre, información del vehículo y clase de vehículo.
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6 Configure el entretenimiento. Aunque todos los participantes y espectadores que asistan a su evento vienen por los autos, uno debe proporcionar otro entretenimiento.
- Un DJ es el tipo de entretenimiento más popular, haciendo girar la última música para el disfrute de la multitud. Algunos eventos gastan el dinero extra para contratar un MC. Un MC trabajará para mantener a su público ocupado y entretenido por el día. Otras opciones incluyen contratar una banda local, break dance o alguna otra competición, competiciones de sistemas de sonido, rifas, etc.
- No te olvides de asegurarte de tener enchufes eléctricos; de lo contrario, se requiere un generador.
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7 Configura tus juicios y trofeos. A juzgar por las exhibiciones de autos es muy importante para los participantes y debe hacerse de manera justa con personas conocedoras de los vehículos. Todos tienen diferentes opiniones sobre lo que les gusta, pero los juicios deben tomarse en serio y hacerse de manera justa en función de la calidad de la construcción.
- Planifica las categorías por las cuales juzgarás el automóvil. Estos incluyen rendimiento, limpieza del motor, interior, trabajo de pintura, trabajo corporal, sonido, etc.
- Desarrolle un sistema de puntos sobre cómo clasificar los vehículos en cada categoría. Por lo general, 2-3 jueces visitan un vehículo y los califican según los criterios establecidos. Calcule los resultados y 30-45 minutos antes del final del evento es el momento de anunciar los ganadores.
- La mayoría de los eventos honran a los participantes con más puntos con un trofeo. Los trofeos pueden oscilar entre $ 10 y $ 100 dependiendo del tamaño. Asegúrese de pedir sus trofeos con 3 semanas de anticipación para asegurarse de que lleguen a tiempo. En los casos en que los trofeos se entreguen sin montar, permítase tiempo suficiente para armarlos antes del evento.